Jak już wiesz, Twoje cele wynikają w dużej mierze z tego, jakie role życiowe pełnisz i w jaki sposób realizujesz zadania, które mają realizować te cele. Obserwując siebie, analizując wykonalność list zadań zapewne możesz zauważyć pewną prawidłowość: Te zadania, które są NAJBARDZIEJ ZBIEŻNE Z TWOIMI CELAMI zajmują najmniej miejsca, na listach zadań. Najważniejsze zadania, które przyczyniają się do realizacji wyznaczonych celów są „największymi kamieniami”, natomiast jest ich stosunkowo mało, w ciągu tygodnia – najwyżej kilka. Najwięcej zadań, którymi się zajmujesz w ciągu dnia (czy tygodnia) stanowią najmniej dla Ciebie istotne zadania, które jednak trzeba wykonać. Bardzo często są to zadania, które służą realizacji celów i priorytetów kogoś innego, np. szefa, organizacji, albo są to po prostu czynności rutynowe (muszę to robić, bo kto się tym zajmie). Pomiędzy nimi są zadania przeciętne. Aby jednak lepiej przedstawić analizę ABC muszę w pierwszej kolejności zaprezentować Zasadę PARETO.

Zasada PARETO jest zasadą ekonomiczno-marketingową i mówi o tym, że 20% nakładów działań (siły, mocy, czasu) daje 80% efektów (w osiąganiu celu)

Zasada PARETO (sformułowana przez włoskiego socjologa i ekonomistę Markiza Vlifredo Pareto) informuje, że w obrębie jakiejś istniejącej grupy część jej elementów składowych odznacza się większą wartością, niż wynikałoby to z ich procentowego udziału w stosunku do całości. Jeżeli wszystkie sprawy są uszeregowane według ich wartości (ważności), to 80% wartości pochodzi z 20% spraw, zaś pozostałe 20 % wartości można uzyskać z 80% spraw. Np. 80% zysków osiąga się z 20% najważniejszych produktów (albo 20% najważniejszych klientów), 80% treści w gazecie znajduje się na jej 20% zawartości (reszta to plotki, reklamy, anonse, nekrologi), 80% naszego czasu poświęcamy 20% ludziom w naszym otoczeniu; 80% istotnych decyzji podczas zebrań podejmowanych jest w trakcie 20% ich trwania (pozostałe 80% czasu to gadanie o tzw. „pierdołach”, czekanie na spóźnialskich, wyjaśnianie spraw mało istotnych, nie będących przedmiotem spotkania); 80% satysfakcji z pracy daje nam zaledwie 20% jej część, 80% efektu wystąpienia publicznego wynika z 20% czasu jego trwania itp.

W codziennej pracy oznacza to, że w momencie, kiedy jesteś w najwyższej formie (np. na początku dnia, albo o 11.00), należy zajmować się „niewieloma zasadniczymi” problemami, a po ich załatwieniu przystępować dopiero do „wielu mało istotnych”.

Twoim zadaniem jest dokonanie wyboru, czym chcesz się zajmować – co musisz zrobić, a co chcesz zrobić. Twoim zadaniem jest określenie, co jest dla Ciebie na tym etapie najważniejsze? Poświęcenie czasu na zastanowienie się nad tą kwestią to element planowania, który jest najważniejszy i który szybko zaprocentuje (chyba, że wolisz robić po prostu listy zadań wpisując po kolei kolejne zadania i po kolei je realizować – też można!).

Analiza ABC jest pochodną Zasady PARETO, została w zasadzie stworzona poprzez rozszerzenie reguły 80:20 na działania produkcyjne i zadania dla kierowników /brygadzistów. Opiera się na umiejętności weryfikacji i oddzielenia nielicznych spraw ważnych od licznych spraw nieważnych. Analiza ABC pozwala posegregować zadania do wykonania poprzez określenie ich wpływu na cele, które chcesz osiągnąć:

1. Zadania najważniejsze, które musisz wykonać samodzielnie (zadania A) stanowią ok. 15% wszystkich zadań, ale ich istotność w osiąganiu celów wynosi aż 65% – nie można ich w żaden sposób delegować (realizują Twoje cele)
2. Zadania mniej ważne / przeciętne, które powinny zostać przez Ciebie wykonane, stanowią ok. 20% wszystkich zadań do wykonania, jednak ich wpływ na realizację celów jest również niski – również 20% (zadania B). Są to zadania pilne lub „zadania specjalne” czyli takie, które się pojawiają na chwilę od czasu do czasu (np. zakup prezentu dla partnera czy teściowej) – można je zlecić do zrobienia komuś innemu, jednak …
3. Zadania najmniej ważne, które powinno się realizować dopiero po zrealizowaniu A i B, (zadania C) stanowią aż 65% wszystkich zadań, którymi się zajmujesz, a jedynie w 15% przyczyniają się do zrealizowania Twoich celów. Zawodowo są te takie zadania, które przepisujesz na kartkę z listą zadań z dnia na dzień, czyli nie są wystarczająco ważne, aby znaleźć się w kategorii A i nie wystarczająco pilne, aby znaleźć się w kategorii B, a jednak kiedyś w końcu trzeba je zrobić (chyba, że się przeterminują i już będą nie potrzebne). Można śmiało powiedzieć, że do zadań C w dużej mierze zaliczają się pożeracze czasu (np. portale społecznościowe, oglądanie telewizji itp.).

Ćwiczenie:

1. Wypisz wszystkie zadania do załatwienia w określonym czasie (np. dzisiaj)

2. Uporządkuj zadania według ich ważności

3. Sklasyfikujzadania stosując schemat ABC:

• pierwsze 15% zadań to zadania typu A – bardzo ważne o wielkiej wartości dla realizacji celów. Nie mogą być delegowane
• następne 20% zadań to zadania typu B – ważne, znaczące ale możliwe do delegowania
• cała reszta, czyli 65% wszystkich zadań to zadania typu C – mniej ważne, bez znaczenia, w każdym przypadku możliwe do delegowania

4. Skontroluj plan czasowy i wyznacz:

• 65% czasu będącego w dyspozycji na zadania A (ok. 3 godz.)
• 20% czasu będącego w dyspozycji na zadania B (ok. 1 godz.)
• 15% czasu będącego w dyspozycji na zadania C (ok. 45 min.)

5. Przeprowadź ewentualne poprawki
6. Sprawdź czy zadania B i C nadają się do delegowania i podejmij decyzję o delegowaniu!

Już dzisiaj:

1. Ustal 20% klientów / kluczowych projektów / kluczowych produktów / … decydujących o wielkości sprzedaży / efektywności / przychodzie / …..
2. Poświęć 80% czasu tym właśnie osobom.
3. Określ, co należy do 20% czynności przynoszących 80% dochodu, i wyznacz (o ile to możliwe) zastępcę do wykonywania 80% pozostałych obowiązków.

Chcesz efektywniej wykorzystywać swój czas?

1. Przeanalizuj listę zadań – wybierz kamienie największe (A), potem mniejsze (B) i żwirek (C).
2. Zaplanuj wykonanie czynności A na czas Twojej największej efektywności, potem określ, kiedy wykonasz zadania B.
3. Zadań C nie planuj, zrobisz je, gdy będzie na to jeszcze czas, ale dopiero po wykonaniu A i B.

Zajmowanie się wszystkim i niczym zawsze prowadzi do klęski. Powodzenia!

Markiz Vilfredo Federico Damaso Pareto (ur. 15 lipca 1848 w Paryżu, Francja, zm. 19 sierpnia 1923 w Céligny, Szwajcaria) – włoski ekonomista i socjolog. Był współtwórcą tzw. „lozańskiej szkoły w ekonomii” (od 1893 roku był profesorem uniwersytetu w Lozannie).

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj również:

Ustalanie priorytetów Zasada PARKINSONA i Reguła 60:40 Technika ALPEN Filary czasu – kontrola