Rutyna – łapie Twój czas i ucieka ile sił w nogach! To kolejny cichy złodziej czasu.

Niestety, czynności rutynowe to także złodzieje czasu. Z jednej strony pojawić mogą się błędy – większość błędów w pracy wynika z tego, że wykonujemy czynności i zadania automatycznie i w ogóle się nad nimi nie koncentrujemy. Jeśli 1000 razy podawałam kawę, dlaczego 1001 rozlałam ją szefowi na buty czy biurko? Bo nie wystarczająco się na tym skoncentrowałam – byłam już w następnej czynności, albo notowałam w pamięci, co do mnie mówi, lub utrzymywałam koncentrację na przerwanym zadaniu. Napisałam 94 wnioski o dofinansowanie, a za 95 razem popełniłam formalny błąd i wniosek został odrzucony bez oceny merytorycznej – bo działałam schematycznie, nie zachowałam totalnej koncentracji. Normalnie na co dzień solę ziemniaki tylko raz podczas gotowania, ale raz na jakiś czas zdarza mi się ich nie posolić. Ile razy zastanawiasz się, czy wyłączyłaś żelazko, zamknęłaś drzwi? Znasz to? Wymień teraz sobie w głowie chociaż jedna taką sytuację w swoim dotychczasowym życiu lub pracy. Rutynowe czynności mamy opanowane do perfekcji i zautomatyzowane, dlatego nad nimi nie panujemy, nie koncentrujemy się na nich.

Z drugiej strony czynności rutynowe mogą Cię nużyć i prowadzić do wewnętrznego oporu w ich wykonywaniu, a tym samym do straty czasu na „zbieranie się” czy samo wykonywanie. Jeśli Twoja praca, czy inne obowiązki, polegają na szeregu tych samych czynności powtarzalnych i w dużych ilościach, zapewne znasz to zjawisko nudy i niechciejstwa. Wyobraź sobie sytuację, że codziennie zawodowo obdzwaniasz klientów albo tylko i wyłącznie odpowiadasz na maile. Po kolei, systematycznie, jeden mail, drugi, trzeci, dziewiąty, siedemnasty … albo telefon.

Co zrobić, aby było milej?

Na przykład w poniedziałki zaczynaj albo kończ odpowiedź na maile jednym z wymyślonych zwrotów i skupiaj się na tym, aby zapamiętać, że skoro dzisiaj środa, to do każdego klienta kierujesz zwrot: jeszcze tylko 2 dni i weekend – wytrwałości. Albo, że w poniedziałki odpowiadasz do klientów z Małopolski a we wtorki z Wielkopolski, w środy zaczynasz od odpowiedzi do kobiet a w czwartki – do mężczyzn, albo w pierwszej kolejności odpowiadasz na te maile, które zaczynają się od „dzień dobry”, potem te od „witam” a na końcu bez nagłówka powitalnego – znajdź w swojej nudnej robocie jakiś element zabawy, a od razu inaczej zaczniesz na tą swoją pracę patrzeć – tego typu kreatywne urozmaicenia mogą ulepszyć prace, a jeśli wydadzą Ci się ekscytujące to szybciej będziesz je wykonywać przez co zwiększy się Twoja efektywność. A może pracując w logistyce każdemu klientowi na paczce napiszesz odręcznie „miłego dnia!”? Tylko nie kręć głową i nie mrucz pod nosem „ciekawe kiedy…”.

Innym sposobem jest grupowanie zadań w większe całości czynności homogenicznych – to trochę jak ze zmywaniem. Niektórzy wolą za każdym razem moczyć ręce, gąbkę i zmywać każdy pojedynczy kubek czy talerz. Ja wolę składać do zlewu i zrobić to raz dziennie, za jednym zamachem. Grupowanie czynności powoduje, że nie przeskakujesz od zadania do zadania. Przeznacz godzinę na odpowiedzi na maile, godzinę na telefony, pól godziny na czytanie wiadomości branżowych. Nie mieszaj tych czynności ze sobą, bo wówczas bardzo trudno zwiększyć efektywność. Z drugiej strony, jeśli zajmujesz się dużymi zadaniami, podobnymi do siebie, próbuj dzielić je na mniejsze części (zgodnie z zasadą, że łatwiej jest zjeść żyrafę, jeśli się ją podzieli na mniejsze części). A potem baw się tym dzieleniem. Jeśli ostatnio dzieliłaś od głowy, dzisiaj spróbuj od nogi. Jeśli ostatnio próbowałaś od ogona realizację, spróbuj dzisiaj od kopyta – może to będzie efektywniejsze, lub po prostu wynik Cię zaskoczy.

Zastanów się, jakie rutynowe czynności zabijają Twoją efektywność i radość z pracy (ale nie myl czynności rutynowych z całym zakresem swoich obowiązków!). W jaki sposób kradną Twój czas i spróbuj wypracować kreatywne alternatywy dla ich zabicia.

Jeśli czytając ten artykuł udało Ci się dotrzeć w głąb siebie i złapać (na gorącym uczynku?) złodziei czasu, jeśli ułożyłaś sobie w głowie plan naprawczy i już właśnie wcielasz go w życie (nie prokrastuynuuj) to jestem z Ciebie ogromnie dumna! W następnej części poznasz kilka wskazówek dotyczących tego, jak być dla siebie dobrą aby lepiej organizować sobie czas.