Wiele już wiecie o planowaniu z tygodnia planowania. Co powinniście wiedzieć o tym, czym jest krzywa wydajności i krzywa koncentracji? Zacznę niestandardowo:

Steve Jobs miał opinię wśród współpracowników osoby, która zakrzywia rzeczywistość i czas. Niestety nie każdy z nas jest takim wizjonerem, ani nie każdy z nas potrafi tak charyzmatycznie zmuszać innych do pracy! Warto jednak, zwłaszcza, gdy sam sobie ustalasz cele i priorytety oraz planujesz dzień, wziąć pod uwagę dwie krzywe funkcjonujące w odniesieniu do osobistej wydajności.

KAŻDY Z NAS JEST INNY

Możesz być skowronkiem, najbardziej efektywnym rano lub sową, która lubi nocne życie i największą wydajność osiąga wieczorem. Niezależnie jednak od tego, czy wstajesz bladym świtem, czy koło południa, masz swój ustalony rytm dania – właściwy tylko Tobie. Jedni z nas potrzebują długiego rozbiegu, inni są gotowi do pracy tuż po umyciu zębów. Jednym bardziej odpowiada praca w blokach godzinnych, innym w blokach piętnastominutowych, a jeszcze inni mogą pracować przez znacznie dłuższy czas. To zależy zarówno od tego, jak bardzo potrafisz się zatracić w swojej pasji, jak bardzo i na jak długo możesz lub potrafisz koncentrować uwagę na jednym zadaniu ale także od tego, co akurat robisz – odpowiadając na emaile możesz pracować 15 minut i zrobić sobie 5 minut przerwy, ale programując funkcje czy pisząc kod źródłowy systemu informatycznego trudno byłoby Ci odrywać się od pracy co 15 minut na krótką przerwę.

INDYWIDUALNY NATURALNY RYTM DNIA

Bardzo ważne jest aby szanować i respektować nasz naturalny rytm dnia. Każdy ma po fazach najwyższej aktywności fazy odpoczynku. Nie próbujcie więc pracować niezgodnie z Waszym naturalnym rytmem sprawności, lecz wykorzystajcie zachodzące w nim prawidłowości w planowaniu rozkładu dnia.

Obserwując własny organizm można w ciągu 10 dni określić swój indywidualny rytm dnia. Bardzo ważne jest, aby poznać swój indywidualny rytm wydajności w ciągu dnia, gdyż ułatwi nam to dopasowanie trudności zadań do naszych możliwości. Pomaga to również w łączeniu pracy w bloki i planowaniu na nie czasu.

Priorytety  powinniśmy wykonywać w czasie własnego szczytu wydajności. Podczas spadku wydajności nie należy pracować wbrew biologicznemu rytmowi i starać się w tym czasie odprężyć, wykonywać czynności rutynowe i zautomatyzowane, które nie wymagają od nas specjalnego zaangażowania. Gdy krzywa ponownie wzroście przychodzi czas na ważniejsze sprawy.

KRZYWA WYDAJNOŚCI I KRZYWA KONCENTRACJI

W zasadzie każdy z nas ma inny poziom aktywności w dzień oraz inny sposób pracy i utrzymania koncentracji na zadaniach. Poniższe dwie krzywe przedstawiają zarówno dobową krzywą wydajności i zależności pomiędzy poszczególnymi jej fazami (przykład jest dla osoby wstającej o 7.00, ale równie dobrze można na skali przesunąć czas na 5.00 lub 11.00 na starcie) jak i krzywa koncentracji na zadaniu – dla osoby pracującej w blokach dwugodzinnych, gdzie przez 15 pierwszych minut rozpoznajemy sprawę (po raz pierwszy lub na nowo wgryzamy się w problem, w przerwane zadanie), później przez ok.1,5 godziny pracujemy nad problemem (chociaż ostatnie 15 minut to już bardziej wybieganie myślami w czas przerwy) i kolejne 15 minut to zasłużona przerwa. Takie interwałowe podejście stosuje się nie tylko w pracy, ale także w sporcie czy edukacji. Najwyższe skupienie następuje po ok. ¼ czasu i trwa mniej więcej do ¾ czasu trwania bloku pracy.

Planując pracę warto pamiętać o tym, jak wiele szczytów mamy przed sobą i jak długo jesteśmy w dolinie efektywności. Warto uwzględniać również nasze indywidualne preferencje w zakresie utrzymywania koncentracji i skupienia się na jednym zadaniu.

Spróbuj narysować swoją krzywą wydajności. Niech zaczyna się w momencie kiedy się budzisz, a kończy w momencie, kiedy zasypiasz. Pamiętaj o tym, że: po fazie aktywności występują około 2 godzinne fazy odpoczynku oraz o tym, że możesz mieć więcej niż dwa szczyty wydajności w ciągu dnia

PRZERWY

W planie dziennym należy uwzględniać przerwy następujące po blokach zadaniowych, można także robić krótkie przerwy na odpoczynek w fazie wysokiej koncentracji, aby utrzymać maksymalnie najdłużej skupienie umysłu na danym zadaniu. Pamiętajcie o tym, że:

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj również:

Krzywa zakłóceń – w jaki sposób inni wpływają na Twoją efektywność? PLAN DNIA – KRÓTKIE PORADY Aplikacje do zarządzania czasem. Czy warto? Dystraktory