TO JEST TWÓJ CZAS – ZACZNIJ DZIAŁAĆ! To już kolejna część naszej wspólnej podróży, której celem jest odnalezienie straconego czasu, czyli po prostu poprawa efektywności i wzrost produktywności w działaniu. Czy jesteś gotowa na kolejną część?

W tej części o tym, w jaki sposób to wszystko poukładać, aby realnie zwiększyć swoją produktywność i efektywność. Wiedz jednak, że samo przeczytanie tych artykułów nie wystarczy; tylko dzięki transferowi wiedzy, którą tu dostajesz, do życia, dzięki rzeczywistemu wdrożeniu nowych przyzwyczajeń i nawyków oraz dzięki dużej dawce motywacji i systematyczności masz szansę na sukces. To jest jak trening – zamiast planować i kupować kolejne kalendarze i organizery – po prostu zacznij działać. Na początku pewnie będzie ciężko. Nie pomijaj żadnego kroku. Idź i rób swoje. Nie bój się. Bądź swoim personalnym trenerem ogarniętości!

CO KONKRETNIE ZROBIŁAŚ DOTYCHCZAS?

Jeśli jesteś z nami od początku, zdążyłaś już przeanalizować na co poświęcasz swój czas, jakie role życiowe pełnisz, czy jesteś bardziej zorientowana na przyszłość, przeszłość czy teraźniejszość. Na pewno masz swoje przemyślenia i refleksje. Na pewno myślisz o nich. Ale czy zaczęłaś już działać? TO JEST TWÓJ CZAS – ZACZNIJ DZIAŁAĆ!

OD CZEGO ZACZĄĆ?

Najważniejsze są marzenia. Marzenia można bowiem z łatwością przemienić w plany, czyli określić cel, wyodrębnić zadania (mniejsze kroki), czynności (jeszcze mniejsze kroki). Najbardziej jałowe życie mają moim zdaniem ludzie, którzy „płyną z prądem”, niczego nie potrzebują, nie mają ambicji, do niczego nie dążą, nie mają oczekiwań, niczego nie chcą, jest im wszystko jedno. Jednocześnie na niczym się nie znają, bo tak łatwiej. Zawsze jest im wszystko jedno, bo to oznacza, że nie musza podejmować decyzji i brać za nią odpowiedzialności. Żyją z dnia na dzień, poddając się otoczeniu. Sama czasem myślę, że to takie wygodne i pożyteczne. No ale przecież żadna z Was taka nie jest – gdyby tak było na pewno nie czytałybyście teraz tego artykułu. Może w tym miejscu warto dopisać: Kreatorki przedstawię Wam teraz kilka sprawdzonych metod jak zacząć organizować swój czas bardziej efektywnie.

Zacznij od określenia celów

Określenie celów weryfikuje nasze oczekiwania. Jeśli masz trudność ze zdefiniowaniem swoich celów skorzystaj z metody zwanej METAPLANEM. Podziel kartkę na trzy kolumny. Pierwsza kolumna niech wypełni się zapisem tego, co jest teraz. Opisz jak wygląda TERAZ Twoje życie, opisz swój stan (fizyczny, duchowy, posiadania, swoje zasoby, silne strony i słabe strony). Następnie wyobraź sobie, jak chciałabyś, aby było w perspektywie np. średniookresowej czyli za ok. 3-5 lat i w trzeciej kolumnie, podobnie jak w pierwszej, opisz, jaka wtedy będziesz i jak będzie wyglądało Twoje życie. Odłóż kartkę na jakiś czas, a potem usiądź spokojnie, przeczytaj ponownie, uzupełnij, skoryguj, wykreśl albo dopisz, co potrzeba. Działaj. Na koniec wypełnij środkową, drugą kolumnę wpisując w niej w punktach co KONKRETNIE musisz zrobić, aby życie i Ty z kolumny 1 zmieniło się w Ciebie i życie z kolumny 3. To, co tu wpisałaś, to są Twoje cele. Możesz realizować je po kolei, możesz realizować je równocześnie. Zalecam jednak koncentrację na pojedynczych celach, sprzyja to efektywności ich realizacji.

Skąd będziesz wiedziała, że już cel osiągnęłaś? Musisz określić sobie termin realizacji celu – to dzięki temu będziesz miała mobilizację, motywację, będziesz musiała się wywiązać z terminu i z tym samym z umowy, jaką zawarłaś z samą sobą na spełnienie marzeń. Cele to nic innego jak tylko marzenia z terminem wykonania. W tym właśnie terminie dokonujesz kontroli realizacji celu. Jak to skontrolować? Musisz też określić, po czym poznasz, że cel osiągnęłaś, czyli określić co i w jaki sposób zmierzysz (sprawdzisz), żeby porównać stan pierwotny ze stanem końcowym i jasno określić czy odniosłaś sukces czy tylko połowiczny sukces.

W kolejnym korku określ zadania z terminem ich wykonania

Określiłaś swoje cele, wybrałaś (zgodnie z przyjętą przez siebie zasadą ważności czy pilności) jeden lub kilka do realizacji. BRAWO!  Teraz każdy z nich podziel na mniejsze zadania do realizacji. Np. Jeśli Twoim celem jest zorganizowanie imienin z tematem przewodnim (wieczór Haiti, Disco ‘80 czy poker night) dla 15 osób, to musisz: zaprosić gości, opracować menu, zrobić zakupy, przygotować potrawy, udekorować mieszkanie, nakryć do stołu, przygotować gry i zabawy rozrywkowe, uprzedzić sąsiadów, posprzątać itp. I to wszystko w jakimś określonym czasie, w określonym budżecie, z pomocą lub samodzielnie.

Każde z tych zadań możesz dodatkowo rozpisać na czynności. Np. zadanie „zaprosić gości” można rozdzielić na: określić listę gości, wysłać zaproszenia, potwierdzić przybycie, upewnić się, że nikt nie jest wegetarianinem czy weganinem, upewnić się, kto jaki alkohol preferuje, czy przyjdzie sam czy z osobą towarzyszącą, wysłać przed samą imprezą przypomnienie lub potwierdzenie itp. Np. zadanie „udekorować mieszkanie” można podzielić na: opracowanie głównego trendu czy tematu przewodniego, szukanie inspiracji, wybór elementów, zakup lub wykonanie elementów, rozmieszenie w mieszkaniu itp. Określ też termin realizacji

Postaraj się dokonać takiego uszczegółowienia w postaci listy (wypunktowanie, numerowanie). Dobrze sprawdzi się tutaj zrobienie każdego celu na odrębnej kartce. W szale kreatywności możesz również każdy cel, zadania oraz czynności umieścić na oddzielnych kolorowych paseczkach czy karteczkach (pamiętając, aby zadania i czynności były tego samego koloru co cel, do którego się odnoszą). To później pomaga w planowaniu – można sobie przekładać, przesuwać i zmieniać dążąc do optymalnego i pożądanego efektu listy zadań.

Zasada Parkinsona: praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie, oznacza, że będziesz wykonywała swoje zadanie tak długo, aż skończy Ci się czas na wykonanie, przy czym i tak zaczniesz najpóźniej jak to możliwe, byle się wyrobić w terminie (przypomnij sobie czasy szkolne albo studenckie i przygotowania do klasówek czy egzaminów)

Na koniec określ czas realizacji każdego działania

Aby efektywnie działać powinnaś zdawać sobie sprawę, ile realnie czasu zajmie Ci zrealizowanie poszczególnych czynności. Przypisz ten czas do czynności. Jeśli masz problem ze zdefiniowaniem czasu przypomnij sobie, jak długo ostatni Ci zajęła ta lub podobna czynność. A może znasz kogoś, kto opowiadał Ci o tym, co zrealizował i w jaki sposób? Jeśli nie wiesz, spróbuj to oszacować.  Dopisz do każdego zadania / czynności i trakcie realizacji kontroluj czas wykonania. Mamy niestety tendencję do rozciągania pracy w czasie, zgodnie z tzw. zasadą Parkinsona, stąd warto określać realny czas wykonania zadań. Dobrą praktyka jest też dodanie do każdej wartości (określonego czasu) ok. 20-30% rezerwy czasowej.

KOLEJNE KROKI:

Następnie dobierz i zastosuj narzędzia i metody z zakresu organizacji czasu. O nich wszystkich pisałam już tu na blogu. Wypróbuj koniecznie:

1. Oczyść skrzynkę przyjęć
2. Zastosuj ustalanie priorytetów i określenie celów  w oparciu np. o wskazówki generała Eisenhowera
3. Planuj z użyciem metody ABC lub techniki ALPEN (gdy już opanujesz techniki cząstkowe i nabierzesz wprawy)
4. Nie zapominaj o zasadzie PARETO!

PAMIĘTAJ, NIGDY NIE PLANUJ 100% SWOJEGO CZASU!

Zapewne wykonując ćwiczenie z ramki zastanawiasz się, dlaczego plan czasowy z pkt.4 zakłada realizację wszystkich zadań w okresie nieco ponad 6 godzin? Jest to związane z zasadą 60:40 polegającą na tym, aby racjonalnie planować swój czas. Krótko mówiąc chodzi o to, abyś na zadania planowała ok. 60% dostępnego czasu. Jeśli przyjmiemy, że Twój dzień pracy wynosi ok. 9-10 godzin, to wówczas powinnaś na realizację zadań z listy dziennej przeznaczyć maksymalnie 6-6,5 godz. Dlaczego? Ponieważ bardzo ważne jest zachowanie rezerwy na zadania niespodziewane oraz spontaniczne. Niespodziewanie zawsze mogą do Twojej skrzynki przyjęć trafić pilne zadania, do wykonania „na wczoraj” lub „od ręki”, mogłaś o czymś zapomnieć spisując listę, ktoś może Cię o coś poprosić, albo wydarzy się jakaś niespodziewana sytuacja i będziesz musiała skorygować plan. Masz na to ok. 20% rezerwy. Jednocześnie zachowaj pozostałe 20% czasu na działania spontaniczne: np. wyjście na lunch, który ktoś Ci zaproponuje, nieplanowane wcześniej spotkanie z klientem, który zadzwoni, że jest akurat w okolicy, ma wolną godzinę i możecie omówić jakiś temat, który był zaplanowany (lub nie) na inny termin. A jeśli planujesz nie tylko w aspekcie zawodowym, ale ogólnie wszystkich spraw, również osobistych, domowych, rodzinnych, to rezerwa da Ci być może czas na chwilę oddechu, spacer po parku (bo akurat ładna pogoda), albo wstąpienie po szkole z dzieckiem na lody. Rezerwa tych 20% jest najlepszą rzeczą, jaką możesz dla siebie codziennie zrobić! Odpoczynek i relaks jest podstawą produktywności (ale o tym będzie w kolejnych częściach cyklu).

BĄDŹ UMIARKOWANIE ELASTYCZNA – TRZYMAJ SIĘ PLANU

Efektywne organizowanie swoich działań polega również na tym, aby wyrobić w sobie pewne nawyki a także być konsekwentną. Oznacza to tyle, że powinnaś trzymać się czasu i planu, który przewidziałaś na dany dzień czy tydzień. Odpuszczanie pewnych zadań czy działań jest dobre i skuteczne, ale na etapie planowania i tworzenia listy zadań. Na etapie realizacji zadań przekładanie, odkładanie, prokrastynacja i odpuszczanie są po prostu jedną wielką katastrofą, gdyż… powodują opóźnienia, nawarstwianie się spraw.

Ludzie wielozadaniowi, przełączający się pomiędzy zadaniami, robiący różne rzeczy jednocześnie są mało efektywni. Zasada 60:40 pozwala Ci na elastyczność, bo masz zawsze pewną rezerwę na nieprzewidziane działania, które dezorganizują Twój misterny plan dnia. Staraj się wiec nie poświęcać na nie więcej czasu, niż ten, który jest dostępny w Twoim grafiku. Jeśli jednak zdarzy się tak, że będziesz musiała wykonać nie planowane wcześniej zadanie w dłuższym czasie, podejdź do tego z dystansem i elastycznie zmień plan na dzisiaj czy kolejne dni. Zrób przegląd planu i zmień poszczególne elementy. Czasem pewnie zdarzy się też tak, że będziesz musiała zaplanować od nowa.

JEŚLI NADAL SIĘ NIE WYRABIASZ

Przyjrzyj się swojej liście zadań. Obserwuj czas. Być może popełniłaś jakiś błąd przy planowaniu czasu, nie zastosowałaś metody 60:40, albo po prostu w Twoim życiu jej proporcje nie są zachowane. Być może zbyt krótki czas zaplanowałaś na poszczególne zadania (nie przyjęłaś rezerwy). Czy Twoja praca rzeczywiście umożliwia planowanie ta metodą? Są zawody (a nawet całe branże), w których skrzynka przyjęć jest nieustannie zapełniana nowymi zadaniami, a Ty siadając rano przy biurku naprawdę nie wiesz, co może Cię dzisiaj spotkać. Albo jesteś świeżo upieczoną Mamą bliźniaków. Wówczas proporcje te powinnaś zmienić, dostosowując je adekwatnie do specyfiki środowiska pracy czy życia. Zaplanuj np. 15% na zadania z listy, kolejne 10% (od tego nie odstępuj) na spontan, a pozostały czas pozostaw na te zadania nieplanowane, które spadają na Ciebie w ciągu dnia.

Nie łudź się i odpuść sprawy, które przepisujesz na listę z dnia na dzień, z tygodnia na tydzień, z miesiąca na miesiąc – takie zaprzeszłe zadania psują Ci humor, ciągle straszą z listy. Jeśli dotychczas ich nie zrobiłaś – chyba nie są wystarczająco ważne, motywujące. Zrób sobie dla nich oddzielną listę „może kiedyś”. Zweryfikuj też, czy nadal są aktualne!

Spróbuj także z dystansem przyjrzeć się temu, czym się zajmujesz – zbyt dużo masz na głowie? Przeanalizuj sobie Twoje aktywności, obowiązki, zobowiązania towarzyskie, rodzinne, domowe, hobby. Efektywność to umiejętność odpuszczania, wybierania i zostawiania sobie czasu na odpoczynek (leniwy, intelektualny, fizyczny czy twórczy). Nie zapomnij zaplanować tego czasu w grafiku! Być może zajmujesz się zbyt wieloma sprawami, w zbyt wiele inicjatyw się angażujesz i to sprawia, że skaczesz pomiędzy zadaniami. Bądź zwolenniczką umiarkowanego multitaskingu: masz pracę, rodzinę, znajomych, hobby – wybieraj to, co najważniejsze, z czym musisz czuć się dobrze. A jak już realizujesz jakieś zadanie to jednorodnie. Angażuj się w wiele projektów (multitasking), ale zadania wykonuj jednorodnie, pracuj w danej chwili tylko nad jednym z nich (monotasking).

PS. To jest część artykułu, który ukazał się w magazynie Kreatorka Uskrzydla