Pamiętacie, co pisałam w ubiegły poniedziałek o rolach życiowych? To one wyznaczają nasze cele, z których wynikają zadania do zrealizowania. Pamiętacie Mcierz Eisenhowera? Jedną z głównych jej zalet jest to, że pomaga priorytetyzować zadania w kontekście tego, co jest pilne (czyli ma określony termin) i ważne (czyli przybliża nas do realizacji naszych celów).

Produktywność jest funkcją planowania w czasie. Jeśli dobrze określicie zadanie, przypiszecie mu czas trwania i określicie termin wykonania jesteście w stanie je strategicznie zaplanować. Jak to dobrze zrobić?

1. Lista rzeczy do zrobienia to nie lista zakupów

Wpisanie na listę rzeczy do zrobienia czyli zapewne posiadaną karteczkę czy dopisanie na końcu długiej listy w kalendarzu nie załatwia sprawy. Zadania trzeba racjonalnie planować, rzetelnie, realizując poniższy schemat planowania racjonalnego. Lista rzeczy do zrobienia nie powinna być za długa. Musisz widzieć, że skreślając poszczególne pozycje realizujesz coś, zbliżasz się do celu. Planuj zawsze około 3-4 spraw na dzień (zawodowo, domowo, relacyjnie), przy czym zaczynaj od tej „najgorszej” – najtrudniejszej, najdłuższej, wymagającej największego zaangażowania.

Planuj racjonalnie raz na miesiąc, a potem raz na tydzień i codziennie rano i / lub wieczorem. Zapisuj nowe zadania od razu na termin ich wykonania (po racjonalnym zaplanowaniu) – zawsze miej pod ręką swoje listy – na ten tydzień, na następny tydzień czy miesiąc. Nie dopisuj nowych zadań na dzisiaj, chyba, że masz „lukę” w harmonogramie albo coś możesz przesunąć.

2. Planuj racjonalnie

Natłok zadań wynikających z codzienności jest ogromny. Jest praca, jest dom, jest Rodzina, hobby, znajomi, przyjaciele, imprezy i odpoczynek. Określ cele i podziel je na mniejsze zadania. Łatwiej zjeść tort, gdy jest podzielony na kawałki. Każdą z tych rzeczy należy sobie zaplanować:

– Zapisać zadanie w formie czasownikowej. Określenie zadania w sposób czasownikowy pozwala na doprecyzowanie zadania (np. „wypisać kartki świąteczne” a nie „kartki świąteczne”) i pozwala zdefiniować moment wykonania zadania czyli wykreślenia czy odznaczenia na liście (czas przeszły dokonany – wypisałam).

– Określić priorytet w kontekście pilne / ważne i przyporządkować zadanie do odpowiedniej ćwiartki w macierzy Eisenhowera

– Zaplanować czas trwania wykonania zadania – czyli określić (umówić się z sobą) ile przeznaczasz czasu na wykonanie tego zadania. Zadania długoterminowe można wykonywać „po trochu” każdego dnia, mając w świadomości, by codziennie zrobić jakiś krok w kierunku realizacji całego celu. Praca magisterska czy raport roczny nie zostaną napisane w 3-4 godziny. Ani nawet w 2-3 dni (chociaż nie jest to zapewne niemożliwe). Określenie sobie zatem na liście zadań „pisanie pracy – rozdział 2.3.1. – 4 godz.”  jest lepsze niż zadanie „napisać pracę magisterską”.  Określenie czasu trwania wykonywania danego zadania jest moim zdaniem najważniejszą rzeczą w codziennym planowaniu. Codziennie mamy określony zasób czasu do wykorzystania na zadania wynikające z różnych ról.  Zasada Parkinsona mówi jednocześnie, że dana czynność trwa tak długo, ile mamy dostępnego czasu na jej wykonanie. Jeśli zatem określimy sobie konkretny czas na wykonanie zadania to jest niemalże 100% szansa, że wykorzystamy ten czas na realizację tej czynności / zadania.

– Umieścić w harmonogramie. Mając określony czas trwania przeznaczony na realizację zadań łatwo nam wpisać je w harmonogram.  I pamiętaj, że nie robisz listy zakupów, a listę rzeczy do zrobienia. Jeśli wpisujesz w harmonogram o 9.00 „pisanie pracy rozdział 2.3.1” i wiesz, że masz zaplanowane 4 godz. to kolejne zadanie wpisujesz najwcześniej o 13.30, prawda? Prawda! O 13.30, bo warto planować pracę w blokach homogenicznych, a po nich przeznaczyć (zaplanować) czas na przerwę, posiłek, ćwiczenia itp.

Każde zadanie zaplanuj racjonalnie w tych 4 krokach. Tylko wówczas będzie to efektywne. Pamiętaj jednak, że masz określony czas dostępny dla swoich czynności. Doba ma wprawdzie aż 24 godziny, jednak musisz zdecydować, jak je racjonalnie wykorzystać. Dobrą praktyką jest także planowanie max. 60-70% dostępnego zasobu czasu – jesli idziesz do biura na 8 godzin, to zapełnij harmonogram zadaniami max. w 6 – 6,5 godzinach – zostanie Ci rezerwa na nieplanowane i spontaniczne – nagłe zebranie, sprawę „na wczoraj” albo kilka minut na kawę z koleżanką w pomieszczeniu socjalnym. Planowanie 100% zasobu czasu, jaki jest Ci dostępny sprawia, że się nie wyrabiasz, że jesteś w napięciu i w stresie. I musisz przekładać na jutro, na jutro, na jutro albo na potem.

Sekret: Nie trać czasu na bzdety! Zaplanuj je sobie!

3. Dolce far niente!

Produktywność to umiejętność odpoczywania i odpuszczania. Czy wiesz, że zaplanowanie w harmonogramie przerw w pracy czy czasu tylko dla siebie, odpoczynku, ćwiczeń, relaksu, nic nie robienia to najlepszy sposób aby się w pełni odprężyć? Jeśli zaplanujesz sobie, że we wtorki i piątki od 17.00 do 21.00 nic nie robisz to wszystko, co masz do zrobienia musisz zaplanować (racjonalnie!) w pozostałym dostępnym czasie. Jak przyjdzie czas na nic nie robienie to wtedy nic nie robisz. Masz to w planie. Twój mózg nie krzyczy do Ciebie: MARNUJESZ CZAS, MARNUJESZ CZAS!

Dolce far niente to włoskie „słodkie nic nie robienie”

4. Zrób sobie listę alternatywną

Ta lista to „Rzeczy na później” – prowadzenie takiej listy pozwala łapać nasze ulotne myśli i przelotne inspiracje. Zapisywać marzenia, które w pewnym momencie, gdy przyjdzie odpowiedni moment, strategicznie zaplanujesz w czasie.

Austin Kleon w swojej książce „Twórcza kradzież” (recenzja)  poleca założenie „teczki na łupy” (materialnej lub wirtualnej), w której możemy przechowywać różne inspiracje.  To pożyteczna sprawa, zawsze można sięgnąć do tej teczki i coś z niej wybrać, poszukać inspiracji, kolejnego marzenia do spełnienia.

W życiu ważne są marzenia, a jeszcze ważniejsza jest umiejętność zamieniania ich w plany. Marzenia nie spełnią się same, marzenia można sobie spełnić. Taka prosta sprawa. Wiele spraw, którymi na co dzień się zajmujemy to sprawy rutynowe, błahe, niezbędne do funkcjonowania. Ale są też takie, które są dla nas ważne, przyczyniają się do samorozwoju, spełnienia marzeń, zrobienia czegoś wielkiego. I te rzeczy też należy zaplanować w czasie. Zamień marzenie na cel, a cel na zadania. Zaplanuj sobie spełnienie tego marzenia tak, jak planujesz zadania do wykonania w pracy czy przed świętami.

Wpisywanie nieokreślonych, niezdefiniowanych marzeń na codzienne listy rzeczy do zrobienia jest złym pomysłem. Będą one straszyć z samego czubka listy i wołać do Ciebie, że NIC NIE ROBISZ!