Projekt unijny – mój chleb powszedni. Jestem ekspertem od projektów unijnych. Od pozyskiwania środków, realizowania projektów, naprawiania problemów, rozliczania itd. Ponieważ rozpoczyna się nowa perspektywa finansowa, chciałabym podzielić się z Wami swoim doświadczeniem w tym zakresie. Z moich doświadczeń we współpracy przy przygotowaniu wniosku o dofinansowanie oraz późniejszej realizacji projektu wynika, że są 3 elementy, które warunkują sukces nie tyle w pozyskaniu dofinansowania (bo to zależy również od subiektywnej oceny asesorów) ale w realizacji projektu.

1. Od pomysłu do projektu i efektu!

Na początku był pomysł. Później pomysł został zamieniony w projekt. Projekt został zamieniony we wniosek o dofinansowanie i załączniki. A potem należało to zrealizować i prawidłowo rozliczyć.

Dotacje przyznawane są na przemyślane, dojrzałe koncepcje, zaprezentowane za pomocą wniosku o dofinansowanie projektu, który odpowiada na potrzeby otoczenia Wnioskodawcy lub potrzeby społeczne. Dobry pomysł, który wpisuje się w założenia strategiczne Unii Europejskiej, ma duże szanse na dofinansowanie. O wiele łatwiej przygotować wniosek i znaleźć odpowiednie finansowanie, jeśli mamy konkretny pomysł, który chcemy zrealizować. O wiele trudniej natomiast znaleźć finansowanie dla Klienta, który ma do środków unijnych podejście następujące:

Pani Kasiu, bo Unia daje, to i my byśmy coś wzięli… sąsiad dostał to i ja chcę, niech pani coś wymyśli.

Projekt unijny, z założenia, nie jest po to, aby zaspokoić potrzeby przedsiębiorstwa, ale po to, aby zrealizować unijne strategie i cele zdefiniowane w danej perspektywie. Unia asygnuje dla firmy środki w postaci dotacji po to, aby przedsiębiorstwo miało narzędzia, by zrealizować w/w cele strategiczne UE i osiągnąć wskaźniki. Unia daje nam wsparcie i oczekuje, że my damy jej coś w zamian. Taka perspektywa postrzegania unijnego wsparcia jest niezwykle ważna, aby zrozumieć aspekt środków unijnych i dobrze przygotować się do pozyskania i efektywnego zrealizowania projektu. Oczywiście jest to kwestia dobrego wpisania potrzeb inwestycyjnych firmy w założenia programowe w danej perspektywie i zrealizowanie kilku kluczowych wskaźników. To, co kupicie sobie za to wsparcie, czy ile zarobicie jako kadra projektu czy podwykonawca zadań, zostaje oczywiście w Waszej firmie.

2. Jak to zrealizuję?

Na każdym etapie planowania i „wymyślania” projektu zadaj sobie pytanie: jak to zrealizuję? Bardzo łatwo się marzy i wymyśla, w szczególności przez pryzmat strumienia unijnych środków, które wpłyną do firmy w wyniku realizacji projektu. Pamiętajcie jednak, że wszystko to, co wymyślicie i wpiszecie w projekt trzeba później zrealizować, a to, o czym zapomnicie, będzie trzeba sfinansować ze środków własnych. Instytucja Zarzadzająca nie zwiększy wartości dofinansowania określonego w umowie z Wami. Nie musi również wyrażać zgody na zwiększenie zakresu projektu – szczególnie, gdy zwiększenie zakresu nie przyczynia się do zwiększenia wskaźników realizacji celu głównego projektu. Nawet, jeśli macie „oszczędności” (argument wykorzystania oszczędności w projekcie nie jest dobrze widziany ze strony instytucji zarzadzajacej). Są jednak w tym dwie pułapki: projekt unijny i jego realizacja to bardzo ciężka praca, okupiona toną dokumentacji, koniecznością poznania przepisów, wytycznych i ich interpretacji w rożnych sytuacjach, czasem nawet z punktu widzenia Beneficjenta bezsensownych, zbędnych i nieprzydatnych do niczego w realizacji projektu. Czasem wręcz nielogicznych i biznesowo nieuzasadnionych. Druga pułapka to wizja zysku dla firmy czyli tego, ile zarobimy na projekcie. Otóż – na projektach unijnych się nie zarabia, nie generuje się zysku (ewentualnie przychód, ale to inna kwestia). Zyskiem dla firmy jest jedynie to, co zostanie w kasie, jeśli na daną inwestycję wyasygnujemy środki mniejsze, gdyż otrzymamy unijną dotację. Każdą otrzymaną z dotacji złotówkę trzeba wydać i poprawnie to udokumentować. Projekt ma wspierać rozwój i generować … efekty produktu i rezultatu.

Dobrze zaplanowany i zabudżetowany projekt łatwo się realizuje, jest obarczony mniejszym ryzykiem w realizacji, wymaga mniejszych działań naprawczych. Zadając sobie przy projektowaniu wniosku o dofinansowanie na każdym kroku pytanie „jak to zrealizuję?”, przy każdym zadaniu otwieramy nowe furtki, kreujemy najwyższą jakość, nowe pomysły, wzbogacające intencję główną projektu, przewidujemy również ryzyko, zmniejszamy zakres nieprzewidzianych sytuacji. Poza tym pomaga nam to w zaplanowaniu działania, czynności, budżetu, harmonogramu.

3. Czytajcie Umowy – to Wy jako właściciele odpowiadacie za wykonalność umowy i przyjmujecie finansowe zobowiązania na swoje przedsiębiorstwa.

Każdy dokument jest po coś. Nagminnym przypadkiem, z którym się spotykam, jest fakt, że Beneficjent nie czyta dokumentów, które podpisuje. Np. Wniosku o dofinansowanie (czyli w rzeczywistości nie wie, co ma zrealizować, jakie wskaźniki osiągnąć, jakie zobowiązanie zaciąga na firmę, jaki wkład własny wnieść, jak zorganizować pracę i jakie zadania wykonać). Albo (o zgrozo! nawet nie wiecie, jakie to jest częste) Umowy o dofinansowanie projektu – mimo tego, że w umowie tej podpisuje odpowiedzialność przede wszystkim finansową. Umowa sama w sobie (z definicji prawnej) jest dokumentem, który określa prawa i obowiazki beneficjenta. Jest w niej wiele zapisów, które Beneficjenta do czegoś zobowiązują (zakresy działań informacyjnych, promocyjnych, stosowanie zasady konkurencyjności, zakres wydatków kwalifikowalnych, terminy sprawozdawcze, zasady kontroli, obowiązek przekazania praw autorskich do produktów projektu itd.itd.). Warto przeczytać umowę (jest załącznikiem ZAWSZE do dokumentacji projektowej) zanim zaczniemy pisać wniosek i zdecydujemy się na pozyskiwanie wsparcia – aby wiedzieć już na samym początku, co będziemy musieli zrobić, czego przestrzegać – ma to wpływ na ostateczny kształt wniosku o dofinansowanie.

O ile do przygotowania wniosku można sobie wynająć osobę albo firmę i ewentualnie zawrzeć w warunkach umowy zasady zapłaty wynagrodzenia, o tyle do realizacji nawet zatrudnienie osób czy całej firmy nie zwalnia Beneficjenta z odpowiedzialności – to osoba reprezentująca firmę podpisuje umowę i tym samym zobowiązania projektowe. Każda osoba, która bierze udział w faktycznej realizacji projektu, powinna przeczytać umowę o dofinansowanie i zaznaczyć sobie te akapity, które dotyczą bezpośrednio jej pracy. A potem czytać ją co miesiąc wraz z zapisami wniosku o dofinansowanie. W codziennej bieganinie realizacyjnej tak łatwo się zatracić i zapomnieć, co było napisane we wniosku i co musimy zrealizować (patrz pkt. 1 i 2). Poza tym, nawet najlepszy zewnętrzny zespół nie wie, czego Wy nie wiecie (pytać, pytać, pytać – konsultować, uzgadniać – bo łatwiej zapobiegać, niż korygować!) a także tego, czego nie powiecie (procedury wewnętrzne, regulaminy, kultura organizacyjna).

Tym samym ujawniłam na blogu kawałek mojego chleba powszedniego. Już niedługo – no tak, teraz już muszę, skoro odkryłam tę kartę – dopracuję zakładkę o projektach UE i mój odrębny blog. Wpadajcie – będzie tam sporo praktycznych porad w zakresie pozyskiwania i realizacji projektów UE. (projekty.antosiewicz.edu.pl).

Wpis w ramach wyzwania blogowego Uli Phelep

Zdjęcie z: picjumbo.com

A może Wy z własnego doświadczenia macie jakieś dobre rady? Podzielcie się w komentarzach. Zapraszam do dialogu.

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj również:

3 (TRZY) SPOSOBY NA…. UDANY DAY OFF Gretchen Rubin „Projekt szczęście” (recenzja) Piszesz wniosek o dotację? Na co trzeba zwrócić uwagę 5 sztuczek na jeszcze bardziej udany urlop