Kolejna część naszej podróży to nauka omijania tych aspektów dnia codziennego oraz zwalczanie swoich ograniczeń, które powodują, że Twój czas umyka przed Tobą i zadaniami, które sobie wyznaczyłaś. Złodzieje czasu czyli dystraktory.

Żyjąc w nieustannym pędzie w presji zadań, które straszą wąchając Ci plecy i w obliczu zagrożeń, które wciągną Cię pod powierzchnię kładąc na Ciebie swoje ciężkie dłonie, powinnaś nauczyć się manewrować pośród wszystkich dystraktorów i złodziei czasu. Zacznij od tego ćwiczenia (zanim przeczytasz resztę artykułu).

Określ zewnętrzne (otoczenie) i wewnętrzne (TY) przyczyny strat czasu:

Zewnętrzne	Wewnętrzne

Wyobraź sobie, że czas to ocean

Ty płyniesz na fali zadań, łodzią zbudowaną z narzędzi i technik zarządzania. Jesteś kapitanem, trzymasz ster i kurs. Masz poukładane równo na swoim miejscu wszystkie priorytety, zadania, czynności. Znasz prądy krzywej wydajności i krzywej zakłóceń. Znasz azymut, który kieruje Cię na cel i potrafisz zaplanować przerwy, które w długiej codziennej podróży dostarczą Ci energii i umożliwią skupienie na celu. Masz nawet kapok i koła ratunkowe. Cóż może się zatem stać? Może zmienić się front i pogoda i zamiast wiatru w żagle dostaniesz piękne widoki albo sztorm, które skutecznie odciągnie Cię od koncentracji na zadaniach i na celach.

Zadaj sobie dzisiaj pytanie: co i kto kradnie Twój czas?

Dystraktory

Inaczej tzw. rozpraszacze to zjawiska wewnętrzne lub zewnętrzne, które powodują, że odbiegasz od pracy nad realizowanym zadaniem. Twoja praca przypomina czasem zabawę w ciuciubabkę? Mkniesz zaślepiona od głosu A do głosu B a od B do C itd.? Miotasz się pomiędzy zadaniami, jak ciuciubabka nie mogąc się zdecydować, któro pierwsze złapać, a one nadal rozbiegają się w różnych niespodziewanych kierunkach uciekając przed Tobą? To znak, że kierują Tobą dystraktory. Zanim zaprzeczysz, przeczytaj do końca tę część artykułu.

Spójrz na poniższą listę i z wymienionych czynników spróbuj wybrać tylko 5, które najczęściej odciągają Ciebie od wykonywanych zadań, przerywając koncentrację i rozpraszając myśli. Jeśli nie znalazłaś na poniższej liście tego, co Tobie zabiera czas, dopisz swoje propozycje na końcu tabelki.

„Odpływanie” w sieć (za dużo Internetu)	Za dużo procedur
Konieczność poszukiwania informacji	Słabe warunki pracy (pomieszczenia, biurka)
Mgliste cele	Niepełne, spóźnione informacje
Brak priorytetów	Brak samodyscypliny
Próba wykonania wszystkiego na raz	Nie doprowadzanie spraw do końca
Niedostateczna znajomość zadań i czynności	Odwracanie uwagi, hałas
Niewłaściwy rozkład dnia	Przedłużające się posiedzenia, niepotrzebne zebrania
Osobista dezorganizacja („zawalone biurko”)	Niedostateczne przygotowanie do spotkań i posiedzeń
Zbyt dużo papierkowej roboty, czytania	Nieprecyzyjna komunikacja lub jej brak
Niewłaściwy system segregowania dokumentów	Prywatne pogawędki
Poszukiwanie notatek, adresów/ numerów telefonów	Komunikacja zbyt rozbudowana
Brak motywacji, obojętny stosunek do pracy	Za dużo notatek do akt
Niedostateczna koordynacja pracy zespołowej	Odkładanie pracy na później, prokrastynacja
Przerwy na nieplanowane rozmowy telefoniczne	Chęć posiadania informacji o wszystkim
Niezapowiedziani goście	Czas oczekiwania (np. umówione spotkania, terminy)
Nieumiejętność mówienia „nie”	Niepełna kontrola delegowanych zadań
Pośpiech, zniecierpliwienie	Za mało delegowania zadań

Dystryktory – podział

1. Ludzie – to wszyscy, którzy do Ciebie przychodzą, dzwonią, piszą. I też ci, którzy Cię wzywają. To ludzie, którzy chcą pogadać, którzy zalewają Cię swoimi wyznaniami i problemami. Ale również tacy, którzy nie mają dla Ciebie czasu, kiedy Ty ich potrzebujesz (nie odbierają, nie przyjmują). To twoi współpracownicy, podwładni, szefowie, znajomi, klienci. Można tutaj również zaliczyć zbyt rozbudowane procedury komunikacyjne lub brak jasno określonej strategii komunikacji i przepływu informacji (np. w projekcie), brak decyzyjności. Jeśli masz wspólny pokój, na pewno rozpraszać Cię mogą wizyty u innych współpracowników, ich problemy, opowieści a także nawyki (np. jedzenie – zarówno sposób spożywania, częstotliwość jak i zawartość pudełka ze śniadaniem), chichotanie do ekranu, nieustanne rozmowy przez telefon lub komunikatory internetowe, osoby problemowe potrzebujące nieustannego instruowania i wskazówek (nie mówię tutaj o stażystach czy praktykantach). Trudne relacje w zespole, niesnaski to również przyczyny, dla których tracisz czas (myślisz o tym, knujesz, albo musisz reagować na problemy czy intrygi zamiast pracować efektywnie).
2. Hałas – wszelkie odgłosy z zewnątrz (ale może też głosy w Twojej głowie), z pokoju obok, z podwórka, z ulicy, zza sąsiedniego biurka – wszelkie odgłosy, które powodują, że rozpraszasz się i potrzebujesz kolejnych minut, aby powrócić do skupienia. To telefon dzwoniący, smsy i inne powiadomienia na sąsiednim lub Twoim biurku albo – grające w tle radio. Przewrotnie (a nawet paradoksalnie) dla niektórych czynnikiem powodującym niemożność skupienia jest też cisza – jeśli hałas nas mobilizuje, popycha do działania, może być tak, że nie możesz się w ciszy w ogóle skupić.
3. Zadania – czyli rozmyte lub zmienne cele i niezdefiniowanie lub nieprecyzyjnie zdefiniowane zadania do wykonania, które najpierw musisz dodefiniować a dopiero później możesz zacząć realizować, strategie rozwiązywania problemów, niejasny podział kompetencji czy odpowiedzialności i obowiązków, brak odpowiedzialności cywilnej za podejmowanie decyzji czy wręcz odsuwanie od siebie takich zadań, które są związane z podejmowaniem decyzji (chodzisz od drzwi do drzwi, od biurka do biurka i nadal nie wiesz, jaka jest decyzja lub kto powinien ja podjąć / podpisać dokument itp.– połącz z punktem 1 – ludzie). To również zmienna liczba zadań o zmieniających się priorytetach, brak kompetencji do samodzielnego działania i uzależnianie dalszej pracy od oczekiwania na wyniki pracy innych. Niestety wiele tutaj zależy również od Ciebie i Twojej dyscypliny, umiejętności organizowania spraw, skłonności do prokrastynacji a także samozaparcia i sprytu, umiejętności organizowania sobie dnia, „ogarnięcia” spraw ze skrzynki przyjęć (inbox), planowania i wytrwałości w realizowaniu zadań do końca. To nadmierna kontrola lub jej brak, nie możność delegowania zadań czy dzielenia się pracą, angażowanie w zadania, które bezpośrednio nie przyczyniają się do realizacji określonych celów (np. udział w spotkaniach nie dotyczących stricte celu, zadania, projektu, którym się zajmujesz lub po prostu przedłużanie się tego rodzaju spotkań ponad konieczny czas).
4. Bałagan – wydawać się może, że chodzi tylko o bałagan wokół Twojego miejsca pracy – niespójny lub brak systemu segregacji dokumentów, organizacji spraw, rozgardiasz w notatkach, brak podręcznego spisu kontaktów itp. Poszukiwania znacznie opóźniają realizację zadań i jednocześnie bardzo rozpraszają (przypadkiem znajdujemy coś, co się wcześniej zapodziało, przypominamy sobie o sprawie, zanotowanej wcześniej z priorytetem „pilne” itp.). Ale w tym miejscu również muszę przytoczyć aspekt wewnętrznych procedur i procesów, obowiązkowość i terminowość tworzenia dokumentów, przekazywanie ich do miejsca przechowywania itp. Możesz być geniuszem i doskonale radzić sobie w chaosie, możesz również utrzymywać porządek i po skończonym zadaniu chować od razu na miejsce zgodne z systemem organizacji i przechowywania niepotrzebne już notatki, a rozpoczęcie nowego zadania rozpocząć od przygotowania wszelkich niezbędnych do jego realizacji dokumentów, notatek, narzędzi itp. Ten bałagan dotyczy również innych ludzi w Twoim otoczeniu i zespole – czy zdarzyło Ci się stracić cierpliwość czekając na podanie numeru telefonu lub odnalezienie przez Twojego rozmówcę jakiegoś dokumentu? A może kiedyś sama zawstydziłaś się z takiego powodu?

Są oczywiście i inne aspekty / zdarzenia, które odrywają nas od realizowania zadań i rozpraszają koncentrację – np. awarie sprzętów, brak potrzebnych informacji w zasięgu ręki, surfowanie po sieci (kiedy z chwili robi się godzina przerwy), brak przerw pomiędzy zadaniami, nie możność skupienia się ze względu na dręczące nas wewnętrzne radości lub problemy (wieczorna randka, sprawdzian dziecka, choroba kota itp.), brak higieny pracy (np. wychodzenie do toalety, brak czasu na jedzenie).

Drobne przyjemności

Dystraktory to również każdego rodzaju przyjemności i błahe czynności, którym oddajesz się bez refleksji nad tym, ile czasu pochłaniają, nie dając wiele (a wręcz nic) w zamian. Te drobne czynności, jak sprawdzanie poczty po 20 razy dziennie, wchodzenie na ulubiony portal, czy granie w gry w tak zwanej „wolnej chwili”, parzenie co chwila kawy lub herbaty, spacery z dokumentami i osobiste rozmowy na lekkie tematy „przy okazji” razem mogą stanowić większość czasu, w którym wydaje Ci się, że pracujesz. Są przy tym bardzo mało warte jako działania „prywatne”, czyli polepszające poczucie szczęścia. Jeśli odpoczywasz – rób to porządnie i w oddzieleniu od pracy.

Work-life balance – takie modne teraz hasło – jest jak najbardziej prawdziwe, by utrzymać siebie w dobrej kondycji psychicznej i fizycznej przez kolejnych kilkadziesiąt lat pracy. Sporo czasu zwyczajnie marnujemy na coś, co nie jest w ogóle warte naszej uwagi. Jeśli chcesz przerwy – zwolnij lub zatrzymaj się. Niech to będzie przerwa od pracy. Wyciszająca i ładująca akumulator, pozwalająca złapać dystans. Od kiedy nie wolno palić w miejscu pracy tylko trzeba wyjść do oddzielnego pomieszczenia lub na dwór – palacze skorzystali. Mają prawdziwą przerwę higieniczną i pozwalającą złapać dystans. Nie nazwałabym tego absolutnie pożytkiem z palenia papierosów ale paradoksalnie, w aspekcie produktywności jest to naprawdę pożyteczne (aczkolwiek nie zdrowe, chociaż jak sądzę konieczność wychodzenia sprawia, że w ostatecznym rozrachunku jednak mniej palą – nie sądzisz?). Dla Ciebie może to być przerwa na wyjście do toalety lub napełnienie szklanki świeżą wodą czy herbatą.

Jak sobie poradzić z rozpraszaczami?

Przede wszystkim utrudnij sobie dostęp do nich. Na początek określ, co Cię rozprasza. Następnie wyszukaj wszystkie rozwiązania ułatwiające Ci dostęp do tych rozpraszaczy i przypominające o nich. Wielkie logo ulubionego portalu rozrywkowego na pulpicie nie ułatwi Ci skupiania się na pracy tak jak zdefiniowanie zakładek w przeglądarce i automatycznie zapamiętane loginy i hasła. Wyeliminuj rozwiązania ułatwiające dostęp do wszystkiego, co może obniżać Twoją efektywność. Nie zapomnij o smartfonie.

Jak spacyfikować dystraktor?

1.       Zdefiniuj dystraktor, znajdź jego źródło (np. to Kaśka z biurka obok, bo słucha głośno muzyki z komputera lub ciągle siedzi na telefonie – być może taki ma zakres obowiązków)

2.       Wymyśl sposób, aby się go pozbyć (ale nie w kontekście zamordowania Kaśki)

3.       Zacznij wdrażać pomysł w życie – jeśli zadziała – super, jeśli nie – przeanalizuj powody, dla których nie działa i skoryguj rozwiązanie lub wymyśl nowe!

 

PS: NA ZAKOŃCZENIE TAKI CYTAT – bardzo zresztą w temacie 🙂