Lista zadań, lista rzeczy do zrobienia, listy tematyczne, branżowe, domowe, zakupów, marzeń do spełnienia, książek do przeczytania, biznesowe, zawodowe … listy moje, dzieci, szefów … na dziś, na miesiąc, na kiedyś…

– Miałam dzisiaj zapisane tylko 3 rzeczy do zrobienia, a żadnej z nich nawet nie tknęłam – zwierzyła mi się Joanna, gdy wychodziłyśmy z pracy w piątkowe popołudnie. Opcja „weekend” została włączona i jakoś tak temat piątku doprowadził nas do tego, co trzeba było wykonać.

– Jak to? – zapytałam z niedowierzaniem. TYLKO 3 RZECZY na liście zadań. Normalnie pewnie zwróciłabym uwagę na to, że lista była zbyt długa (co zniechęca), albo źle określone zostały priorytety, albo był jakiś kociokwik w robocie.

– Sama nie wiem … najpierw zajęłam się robieniem spisu, bo zezłościłam się, że za każdym razem muszę odpalać 6 plików, aby znaleźć jedną informację. Potem przyszedł Profesor i pomogłam mu uporządkować papiery – miał to zrobić jeszcze w zeszłym tygodniu, ale „wyleciało mu z głowy”. Zajęłam się również przygotowaniem danych do wprowadzenia do systemu, bo jak już z Profesorem zaczęłam to robić, to siłą rozpędu chciałam zamknać tę sprawę i mieć z głowy. Odpisałam na zaległe maile, niby nie ważne, ale głupio zostawiać bez odpowiedzi. Na koniec dnia przeczytałam jeszcze artykuł, który muszę zrecenzować. I tak mi zleciał cały dzień – zakończyła wyliczanie Joanna, oddychając z wielką ulgą, jakby zrzuciła z siebie niewygodne jarzmo.

– Zdajesz sobie sprawę z faktu, że zrobiłaś znacznie więcej niż 3 rzeczy? Lista spraw załatwionych dzisiaj jest dłuższa niż 3 rzeczy na liście zadań. Pewnie te 3 rzeczy nie były priorytetowe – przecież nie zawaliłaś terminu

Tradycyjna lista zadań

Tradycyjne metody zarządzania czasem / sobą w czasie / organizacji czasu itd. bazują na celach, związanych z nimi listach spraw i wyznaczaniu priorytetów w oparciu o dwa kryteria: ważności dla osiągania naszych celów (albo celów kogoś innego) oraz pilności wykonania, czyli terminu realizacji danej sprawy.

Żyjąc w dzisiejszym świecie ilość list oraz zadań na tych listach jest coraz większa, listy są coraz dłuższe i jednym słowem: końca nie widać. Oczywiście nasze umiejętności odpuszczania, rezygnowania z pewnych spraw czy ról, wybieranie opcji albo chorobliwe branie wszystkiego na siebie mają wpływ na to, jak te listy wygladają i ile mają punktów. Niekończąca się lista zadań sprawia, że można się poważnie zniechęcić do pracy i odpoczynku.

Ja również stosuję listy spraw. Oczywiście mam listę rzeczy, którymi muszę się zająć, taką tradycyjną listę rzeczy do zrobienia. Ale wpisuję na nią tylko sprawy na dzisiaj. Sprawy, które wpadną dzisiaj wpisuję na jutro (lub na inny dzień, jeśli mają termin wykonania – planuję strategicznie). Mam taki tygodniowy tryb. Nie chodzi o odkładanie i prokrastynowanie. Po prostu pracuję regularnie i rytmicznie, sukcesywnie realizuję zadania i jeśli coś wpada, to czeka w kolejce.

Nie rzucam wszystkiego i nie skaczę z zadania na zadanie, bo to bardzo nieefektywne. Wyjątkiem są sprawy, które mogę załatwić „od ręki” – standardowo mówi się w teorii zarządzania, że to takie, które zajmują mniej niż 2 minuty. U mnie mają margines bezpieczeństwa do 5 minut. Po prostu czasem szybciej coś zrobić od ręki niż wprowadzać to do terminarza czy zapisywać z odpowiednią notatką na kartce. Od ręki – jeśli nie trwa dłużej niż 5 minut. Pozostałe zadania ladują na liście spraw do wykonania. I nie są to zadania pilne, bo te pilne to są właśnie te do 5 minut – stąd też ten margines.

Motywująca lista zadań

Od jakiegoś czasu zaczęłam jednak stosować również listy rzeczy wykonanych i spraw załatwionych. Lista spraw załatwionych i zadań wykonanych jest o tyle sensownym narzędziem, że pozwala ocenić, ile spraw/rzeczy zrobiłam w tzw. „międzyczasie”. Czasem po prostu mam wenę zrobić coś, czego nie planowałam. Np. dzisiaj rano, przy kawie, zamiast czytać fejsa, ogarnęłam 2 skrzynki organizując je na format INBOX 0 – zrobiłam foldery, przeniosłam wiadomości, usystematyzowałam, pousuwałam jakiś badziew stary, niepotrzebny. Zajęło mi to nieco ponad godzinę – a nosiłam się z tym zamrairem ze 2 lata (akurat w kwestii tych skrzynek).

Takie drobne sprawy, często te, które samoczynnie wyszły po drodze, albo wykorzystałam czas, który niespodziewanie był czasem wolnym (np. czekanie na kogoś, kto się spóźnia, odwołanie spotkania, anulowanie jakiegoś zadania) trafiają na tę właśnie listę – i cholernie mnie motywują. Nie planowałam – a zrobiłam. Zrobione, z głowy. czasem to coś, co ciągle mam zrobić, a nie mam kiedy. I nagle – zrobione. Takie listy bardziej motywują niż wykreślanie po kolei z listy zadań. To oczywiście też jest motywujące, ale jednak przez większosć czasu na liście rzeczy do zrobienia coś jeszcze jest. Coś, co nadaljest do zrobienia. A lista rzeczy zrobionych jest „czysta” i w miarę, jak rośnie wzrasta również poziom samozadowolenia.

To pomaga mi się dowartościować i realnie widzieć swoją efektywność. Bardziej, niż wykreślając kolejne pozycje z listy spraw.

Koniecznie spróbujcie. Na końcu listy zadań na dzisiaj dopisujcie sukcesywnie te rzeczy / zadania / sprawy, które również zostały wykonane, a nie były „w planach”. Jest ich codziennie naprawdę sporo.