Aby efektywnie zarządzać sobą w czasie, dobrze jest kontrolować swoją efektywność, ponieważ to kontrola efektywności pokazuje nam, w jaki sposób zarządzamy swoim czasem. Aby robić to dobrze i być mega efektywną osobą należy na bieżąco sprawdzać, jak dobrze sobie radzimy z planowaniem, realizacją zadań, delegowaniem, organizacją czasu. Temu właśnie służy kontrola efektywności.

Przez ostatni tydzień sierpnia pokazywałam narzędzia, które pomagają w efektywnym planowaniu. Jednak samo planowanie nie wystarczy – nie wystarczy również wykonywanie działań, chociaż zrobienie czegokolwiek jest zawsze lepsze niż tylko planowanie. Do dopełnienia efektywności potrzeba jest również kontrola efektywności naszej pracy, czyli wnikliwa analiza tego, w jaki sposób nasz plan został zrealizowany. Bez tego żadna efektywność nie będzie wystarczająco produktywna.

Aby poznać siebie i odpowiednie dla siebie sposoby efektywnego działania musisz więc systematyczne analizować co zostało wykonane, co nie zostało wykonane i dlaczego, co Ci przeszkodziło – takie zadania to kontola efektywności osobistej. Jest to o tyle ważne, że pozwoli CI poznać swoje mocne i słabe strony oraz zaplanować działania mające na celu zmianę nawyków po to, by jeszcze bardziej zwiększyć efektywność. Każde ustalanie celów i planowanie są dobre wtedy, gdy dobra jest ich realizacja oraz kontrola efektywności podsumowująca dotrzymanie założeń. Kontrolujemy więc: przebieg pracy i czynności oraz wyniki (osiągnięte cele).

Kontrola efektywności to „sprawdzanie” naszej umiejętności zarządzania czasem na trzech poziomach. Poniżej listy pomocne w analizie efektywności i samokontroli.

Kontroluj regularnie plany roczne, miesięczne, tygodniowe i dzienne:

• Co z założonych zadań/celów zostało załatwione?
• Jakie wyniki zostały osiągnięte?
• Co nie zostało załatwione i dlaczego?
• Na co został zmarnotrawiony czas?
• Co w związku z tym trzeba uwzględnić przy planowaniu następnego okresu?

Kontrola efektywności to jedno z zadań do wykonania, dlatego wszystkie przeglądy i kontrole, tak samo jak zadania, trzeba odpowiednio wcześnie zaplanować i przeprowadzić, aby móc w odpowiednim czasie wprowadzić poprawki i podjąć działania ukierunkowujące na zwiększenie efektywności. Należy zaplanować na nie czas i dbać o regularne przeglądy.

KONTROLA PRZEBIEGU PRACY

Każdego dnia zadaj sobie pytania czy:

• Pracujesz tylko nad zadaniami przynoszącymi korzyść lub koniecznymi do wykonania?
• Prace wykonujesz według kolejności priorytetów?
• Przeprowadzasz zaplanowane zadania w przeznaczonym na nie czasie?
• W wystarczającym zakresie delegujesz zadania, np. także zadania pilne?
• Łączysz w jeden blok niewielkie zadania, takie jak telefonowanie, dyktowanie, odpowiadanie na emaile, praca nad poszczególnymi projektami, pojedynczymi celami itp.?
• Wyczerpujesz wszystkie możliwości racjonalizacji pracy i samo odciążenia się?
• Zwalczasz indywidualne czynniki zakłóceń i pożeracze czasu?

KONTROLA WYNIKÓW

Kontroluj regularnie swoje plany roczne, miesięczne, tygodniowe i dzienne; zadaj sobie pytanie:

• Co z założonych zadań / celów zostało załatwione?
• Jakie wyniki zostały osiągnięte?
• Co nie zostało załatwione i dlaczego?
• Na co został zmarnotrawiony czas?
• Co w związku z tym trzeba uwzględnić przy planowaniu następnego okresu (dnia, tygodnia, miesiąca)?
• Co należy zmienić/poprawić/udoskonalić?

SAMOKONTROLA (PRZEGLĄD DNIA)

Codziennie na koniec dnia (w pracy lub wieczorem w domu) zadaj sobie kilka (albo wszystkie) z poniższych pytań, aby nabrać dystansu do tego, czym zajmowałaś się przez cały dzień.

• Kto (albo co) sprawił(o) mi dzisiaj radość?
• Czy dzisiejszy dzień przybliżył mnie do osiągnięcia moich celów?
• Ile z zaplanowanych zadań udało mi się wykonać?
• Jak dużo dodatkowych zadań wykonała?
• Kto (albo co) wpłynął(ęło) dzisiaj na zmniejszenie mojej wydajności?
• Czy przyniosłam dzisiaj jakąś korzyść mojemu otoczeniu?
• Na jakie drobiazgi poświęciłam dziś zbyt dużo czasu?
• Gdzie zawarłam zbyt daleko idący kompromis?
• Czego nie delegowałam, chociaż zaoszczędziłoby mi to pracy i czasu?
• Jak oceniłabym siebie z punktu widzenia pracownika, kolegi albo szefa?
• Czy mogłam zrezygnować z kilku działań?
• Czego się dzisiaj nauczyłam?
• Czy zanotowała lub opracowałam swoje idee i pomysły?
• Co odpuściłam; z czego zrezygnowałam?
• Co przyjemnego mogę jeszcze dzisiaj zrobić?