FILAR NR 4 – planuj i dyscyplinuj, czyli wyznaczanie celów i koncentracja
Planowanie
To ważny krok na drodze do efektywnego zarządzania czasem. Pozwala określić, co chcesz zrobić, jak chcesz to zrobić, ile zasobów masz do dyspozycji i kiedy zaczniesz działać, aby mieć gotowy efekt w określonym terminie. Planowanie to umiejętność wykorzystania posiadanych zasobów w celu uzyskania spodziewanych efektów. Skuteczne planowanie umożliwia skuteczne zarządzanie sobą w czasie i wzmacnia naszą efektywność. Umiejętność planowania nie jest trudna – efektywne planowanie można w zasadzie sprowadzić do kilku kroków:
- pomyśl o tym, co chcesz osiągnąć;
- wyobraź sobie konkretny cel (efekt);
- określ, czego potrzebujesz, aby osiągnąć efekt;
- zdobądź brakujące zasoby i narzędzia;
- zaplanuj poszczególne czynności;
- określ czas, jaki przeznaczysz na wykonanie poszczególnych zadań lub spróbuj przewidzieć, ile czasu zajmie Ci wykonywanie poszczególnych etapów i zadań;
- określ ważność i kolejność wykonania zadań;
- zacznij działać.
Pamiętaj także o planowaniu przerw w pracy i odpoczynku. Ani przerwa, ani odpoczynek nie są absolutnie stratą czasu – często wpadamy w taką pułapkę myślenia. Jeśli zaplanujesz sobie czas na regenerację, nie będziesz miała również poczucia jego zmarnowanego. Przerwa czy uwzględniony w harmonogramie odpoczynek to uzupełnienie energii. W codziennej pracy przerwy powinny być regularne, ale krótkie (efekt regeneracyjny wzmacniają dotlenienie i ruch). Nasz mózg wprawdzie pracuje siłą inercji (rozpędu), ale brak przerw zmniejsza koncentrację, zwiększa ilość błędów i pomyłek, utrudnia skupienie. W codziennej pracy warto skorzystać z tzw. Techniki Pomodoro.
Ustalanie celów
Ma automotywacyjną moc. Efektywne planowanie to przede wszystkim umiejętność wyznaczania celów. Cele z założenia powinny być odpowiednio skonstruowane. Jedną z metod ustalania celów jest koncepcja SMART – to termin zaczerpnięty z metodologii zarządzania projektami. Koncepcja SMART pomaga w prawidłowym wyznaczaniu celów, co z kolei zwiększa szansę na ich osiągnięcie. Wyznaczanie celów w ten sposób wymaga dogłębnego przeanalizowania tego, co chcemy osiągnąć; osiągnięcie tak wyznaczonego celu zapewni nam większą satysfakcję, ponieważ będzie dokładnie tym, czego naprawdę zamierzaliśmy dokonać.
| Simple/Specific
Specyficzny/Prosty/Konkretny |
zrozumienie celu nie powinno stanowić kłopotu; sformułowanie jednoznaczne i niepozostawiające miejsca na luźną interpretację; cel powinien zawierać konkretny, jasny i zrozumiały przekaz;
Jak poznam, że już osiągnęłam cel? Co wtedy będę czuła, słyszała, widziała, miała? |
| Measurable
Mierzalny |
sformułowany tak, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu lub przynajmniej umożliwić jednoznaczne sprawdzenie jego realizacji; by można było go zmierzyć, czyli liczbowo wyrazić jego realizację;
Jakie jest kryterium, po którym poznam, ze cel został osiągnięty? Czym to zmierzę? |
| Achievable
Osiągalny/Atrakcyjny |
czyli realistyczny; wykonalny, angażujący zasoby; cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji; nie może być nudny; powinien wzbudzać ciekawość i chęć do działania;
Jakich zasobów potrzebuję? Gdzie ich szukać? Kto mi pomoże i w jaki sposób? Od czego zacznę? |
| Relevant
Adekwatny/Istotny/Realistyczny |
powinien być ważnym krokiem naprzód, a jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował; musi być możliwy do osiągnięcia;
Jaka jest moja motywacja? Co mną kieruje? Jakie wartości? Czy cel jest spójny ze mną, z moimi wartościami i zasadami? Jak wpłynie na moje życie, gdy już go zrealizuję? Co mnie powstrzymuje przed jego realizacją? |
| Timely defined/Time bound
Określony w czasie |
powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy, w jakim zamierzamy go osiągnąć; być określony czasowo (wyznaczony czas osiągnięcia celu mobilizuje);
Kiedy zrealizuję swój cel? Jak często mam podejmować aktywności do jego realizacji? Kiedy zacznę? |
Sposób na prawidłowe określanie celu. Większość ludzi spędza wiele czasu na rozmyślaniu o przeszłości. Proponuję Ci skupić się na przyszłości. Osoby, które z dobrym skutkiem wyznaczają sobie cele, mają jasne wyobrażenie swojej przyszłości i wiedzą, czego od niej oczekują. Świadomość, czego się pragnie, stwarza warunki do wykorzystywania nadarzających się w życiu możliwości i okazji.
Można powiedzieć, że im bardziej konkretny cel, tym łatwiej go osiągnąć, podobnie jak cel określony w formie pozytywnej. Zamiast więc obiecywać wyeliminowanie złego przyzwyczajenia, przemodeluj je na coś pozytywnego. Cele, jakie sobie wyznaczasz, powinny być realne, czyli zawierać informacje, co kiedy i jak chcesz zrobić. Jeśli określisz częstotliwość i czas trwania danego zajęcia – już samym tym działaniem zapoczątkujesz realne zmiany w swoim życiu. By osiągnąć wyznaczone cele, musisz być elastyczna i uwzględnić pewien margines czasu na nieprzewidziane okoliczności. Jeżeli plan będzie zbyt sztywny, nie będziesz w stanie ściśle go wykonać, co spowoduje zniechęcenie, demotywację i frustrację z powodu niespełnienia swoich oczekiwań.
Dyscyplina
W zarządzaniu swoim czasem potrzebna jest przede wszystkim do utrzymania kontroli nad wydarzeniami oraz nad tym, co masz do zrobienia. Każda z nas posiada indywidualny rytm pracy, wykonywania działań, dlatego bardzo trudno dawać rady w odniesieniu do wyrobienia sobie takiego nawyku. W ramach ćwiczenia spróbuj codziennie po prostu lepiej organizować przestrzeń i dokumenty; skup się na kończeniu zadań; ćwicz silną wolę. Pokuszę się o stwierdzenie, że spośród wszystkich dostępnych i wykorzystywanych nawyków dyscyplina jest tym, który najskuteczniej pomaga zarządzać sobą w czasie. I w zasadzie nie polega na tym, aby się zmuszać do robienia czegoś wielkiego w wielki sposób; jest potrzebna, by przetrwać czas, kiedy absolutnie nic się nie chce, a kiedy trzeba wykonać małe, rutynowe czynności. Nie można powiedzieć, że jest to umiejętność robienia nieprzyjemnych czy trudnych rzeczy z zaciśniętymi zębami – raczej wyszukiwanie takiej sekwencji czynności (prostych, łatwych), które pozwolą uwzględnić rutynę i zająć się wielkimi, motywującymi zadaniami realizującymi SMARTne cele.
DYSCYPLINA JEST WYBOREM POMIĘDZY TYM, CZEGO CHCESZ TERAZ, A TYM, CZEGO CHCESZ BARDZIEJ
(prawdopodobnie Abraham Lincoln)
Kreatorka Uskrzydla – tu znajdziesz całość artykułu
