Jak to robił Eisenhower pisałam tu. On miał wojsko, asystentów, admirałów, żołnierzy i nie wiadomo kogo jeszcze. Ja mam Kasię. I Kasię. I czasem Anię, Karolinę oraz Ewę. Ostatnio Dorotę jeszcze. I nadal jestem przygnieciona robotą. I terminami. I mam wrażenie, że wszystko, dosłownie wszystko, muszę robić sama. Moja praca to trochę rękodzieło, a trochę manufaktura.

U mnie zarządzanie czasem sprowadza się do listy zadań wg najkrótszego terminu ich realizacji. Na początku miesiąca „przepisuję” to, co mogę zaplanować strategicznie, a potem każdego dnia dopisuję to, co na bieżąco. Przy czym te bieżące rzeczy do zrobienia robię, bo są bieżące i najczęściej na już lub na wczoraj, a na dodatek wymagają mojej wiedzy, kompetencji, osobistego zaangażowania. Czyli klasyczna tyrania spraw niecierpiących zwłoki. Na koniec miesiąca okazuje się, że tych z początku listy nawet nie tknęłam.

Kiedyś myślałam, że zarządzanie czasem – a właściwie swoją energią / zasobami w czasie – jest proste. Dotychczas myślałam, że zarządzam swoim czasem, ale od pewnego czasu myślałam, że robię to nieprawidłowo, źle zarządzam. Za dużo zadań w ćwiartce strategicznego zaplanowania – taki powód myślałam. Za dużo na siebie biorę, na zbyt wiele się porywam, za wiele deklaruję. Przed weekendem mnie olśniło, że mam ciągle pełną ćwiartkę „pilne i ważne”, czyli bieżące zadania z krótkim terminem realizacji. Wszystko priorytet najwyższy. Wszystko na mega krótkim terminie. Jak bardzo planowałabym strategicznie, nie zaplanuję rzeczy, których nie przewidzę. Jak wiele pustych godzin zostawiłabym niezaplanowanych – i tak bieżące sprawy nagłe i pilne (bo przecież nie spontaniczne), wypełnią te godziny, one rządzą moim kalendarzem. Nie sposób nad tym zapanować. To powoduje, że cokolwiek strategicznie rozplanuję w czasie (u mnie to 10-14 dni naprzód) i tak kończy się tym, że w ukropie na zasadzie pożaru w burdelu, realizuję je na ostatni dzwonek. Po nocach. Wczorajszy dzień to potwierdził. Miałam pusty kalendarz. Całkiem nic nie zaplanowane, bo miałam pisać wniosek o dofinansowanie (czyli strategicznie zaplanowany czas zarezerwowany na pisanie wniosku). Myślisz, że się przez chwilę nudziłam? Ani chwili się nie nudziłam. Że może zrobiłam coś zaległego, skoro nie pisałam wniosku? Nic bardziej mylnego! Od 7.00 do 20.00 na 100% obrotach, w bieżącym ukropie. Dzięki temu, że akurat miałam „wolny terminarz” sprawy nie cierpiące zwłoki udało się załatwić bez oczekiwania do czwartku na wolny termin… Mam wrażenie, że to równia pochyła do dołu o nazwie DEPRESJA.

Natomiast mam pusto w ćwiartkach „śmieci” i „delegowanie”.

Kiedyś wydawało mi się, że problemem jest chaos, telefony i zbyt wiele drobnych spraw, którymi się zajmuję, które mnie rozpraszają, odciągają od merytorycznej pracy. Ale nie. Nie rozwiązała tego ani jedna asystentka, ani dwie, a i pewnie trzy kolejne by tego nie rozwiązały. Sama czuję się jak swoja własna asystentka. I nie jest problemem zatrudnienie kolejnej czy dwóch osób do asystowania. Bo to nie rozwiąże problemu. Problemem jest delegowanie tych zadań z ćwiartki strategicznie zaplanowanych i może częściowo tych z pilnych i ważnych, które jednak da się wydelegować. Nie asystentkom, ale pracownikom merytorycznym. Nie jest problemem wiele spraw w trakcie dnia, ale stres związany z tym, że nie ma kiedy usiąść i wykonać zadań zaplanowanych strategicznie. I do tych zadań potrzeba partnerów, osób z tożsamą wiedzą, umiejętnościami. Oczywiście, praca asystentek jest bardzo ważna (zwłaszcza Twoja Kasiu!), niemniej nie rozwiązuje mojego podstawowego problemu. Zdelegowanie zadania pt. odbieranie telefonów było z perspektywy czasu bardzo złym pomysłem – mój prywatny numer przestał być prywatny, a stał się osobisty. Tylko osobisty. Dzwoni nadal, non stop.

Jak sobie zatem poradzić? W jaki sposób zatrzymać tę lawinę? Nie planować niczego, siedzieć i czekać co bieżącego przyniesie dzień? Pewnie tak. Pewnie jest to możliwe. Tylko wiąże się z dużą niepewnością, brakiem stabilizacji.