Co sprawia, że planowanie nie działa? Zastanawiasz się czasem, dlaczego planujesz i planujesz a na koniec dnia / tygodnia / miesiąca odkrywasz, że w zasadzie nic nie zostało zrealizowane? Plan nie zadziałał, przepisujesz plan, robisz nową listę rzeczy do zrobienia z nadzieją, że się uda i w duchu postanawiasz sobie, że to się już na pewno od jutra zmieni.

Nie analizując przyczyn, nie zmienisz niczego. Za dzień / tydzień / miesiąc będzie dokładnie tak samo. Będziesz w tym samym miejscu, z tymi samymi emocjami i z narastającą frustracją. Warto pochylić się nad tym, dlaczego coś nie działa i poszukać obszarów do poprawy. Nadzieja, że będzie inaczej przy jednoczesnym braku jakiegokolwiek działania, jest tylko matką głupich. Aby coś się zmieniło kluczowe jest przeanalizowanie zachowania, przyczyn i dokonanie głębokiej refleksji w kierunku, co można zmienić. nic się nie zmieni, jeśli Ty nic nie zmienisz. W sobie, w otoczeniu, w kontekście, w którym planujesz.

Tymczasem jest kilka powodów, dlaczego planowanie nie działa lub jest nieskuteczne. W moim dotychczasowym ogarniętym życiu zdefiniowałam ich kilka i – proszę pamiętajcie – to moja subiektywna ocena.

1. Zamiast planować jedynie robisz listy zadań

Lista TO-DO to zupełnie coś innego niż planowanie. Lista ta, jeśli wpisujesz na nią wszystko po kolei, jak leci, bez refleksji nad pilnością/ważnością zadań staje się niczym więcej jak śmietnikiem. Niezależnie od tego, czy jest estetyczna, równiutko zapisana, czy jest spisem chaotycznym, w którym nie możesz się rozczytać. Lista zadań jest ostatnim elementem planowania. Robienie list TO-DO powinno być czynnością na samym końcu planowania. Są to najbardziej szczegółowe zadania a nawet konkretne czynności do wykonania.

Ważne jest przy tym,aby te wypisane czynności były dynamiczne i identyfikowalne, co sprzyja motywacji. Zupełnie inaczej brzmi „pralnia chemiczna” niż „odebrać płaszcz z pralni”, podobnie jak „Mama-telefon” a „zadzwonić do Mamy”. Czasownik dynamiczny na liście rzeczy DO ZROBIENIA jest kluczowy. Jak zadzwonisz do Mamy to wiesz, że zadanie zostało zrobione. W natłoku codziennych spraw, w dynamicznym otoczeniu atakującym dystraktorami,  łatwo jest zapomnieć, czy hasło „Ela-Raport” dotyczy konieczności napisania raportu dla Eli, wysłania raportu dla Eli, odebrania raportu od Eli czy ustalenia z Elą, jaki ma być zakres raportu, o który prosił szef.

2. Przeceniasz swoje możliwości

Jestem bardzo dobrze zorganizowana i produktywna z tego powodu, że wiem dokładnie, kiedy zacząć, aby skończyć na czas i nie zawalić terminu. Lata doświadczeń. Wiem dokładnie, ile czasu potrzebuję. W przypadku większości spraw i zadań, którymi się zajmuję. Lubię też czuć deadline na karku – to mnie najbardziej motywuje. Nie oznacza to jednak, że nie rozwijam już swoich umiejętności. Jak najbardziej rozwijam, poznaję nowe rzeczy, biorę na siebie nowe wyzwania. Lubię to, jestem ambitna. Nie straszne mi nowe wyzwania. Ponieważ nieustannie to robię, czyli odkrywam i poznaję nowe nauczyłam się już, że nowe rzeczy w większości przypadków zajmuję więcej czasu niż te, które już wiem, jak się robi. W przypadku nowych rzeczy nie zwlekam z rozpoczęciem. Planuję na nie (jeśli to możliwe) dwukrotnie więcej czasu. A jeśli nie mam pojęcia w ogóle ile to trwa, to – staram się tego dowiedzieć i również dodaję drugie tyle.

Margines czasu jest bardzo ważny i nie chodzi tu tylko o to, co nowe i nieznane. Zakładanie pewnego marginesu pomiędzy planowanymi zadaniami daje ten komfort, że gdy coś się nieznacznie przesunie, Twoją pierwszą myślą nie będzie „gdzie jest mój teleport” a „ok, następne spotkanie tu i tu, muszę się pospieszyć”. Planowanie zadań bez bufora czasowego to katastrofa. ty możesz nigdy nie nawalać, ale pracujesz i funkcjonujesz z innymi ludźmi, jesteś zależna od serwerów, samochodów, tramwajów. W szybkim świecie wszystko może się zdarzyć. A Ty dla świętego spokoju musisz posiadać koło ratunkowe. Taki kwadrans na wszelki wypadek.

Przeceniając swoje możliwości czy czasowe czy zasobowe sprawiasz, że siedzisz potem po godzinach i masz poczucie, że nie robisz planu. Doba ma swój określony czas, i, podobnie jak Twój czas pracy, nie rozciągnie się. Największa pułapka to podejście „pracuję, aż skończę” (ja pracuję do 15.00 – na etacie).

Warto też planować zadania naprzemiennie – ważne i mniej ważne. Np. pomiędzy dwoma kolejnymi bardzo ważnymi zaplanuj lunch – jeśli nagle coś się zmieni, najwyżej nie zjesz, lub zamiast przy stoliku w restauracji zjesz w biegu kanapkę z sieciówki. Bywa.

3. Planujesz 100% swojego czasu

Nigdy przenigdy tego nie rób. Zawsze zostawiaj sobie 30-40% czasu niezaplanowanego na zadania nieprzewidziane z kategorii „na wczoraj” i na zadania spontaniczne „chcę teraz zająć się tym, bo jak nie teraz, to przepadnie”. No i masz dodatkowe bufory, w razie czego.

4. Nie odpoczywasz

Niewypoczęty mózg pracuje mało wydajnie. Planuj odpoczynek i planuj przerwy. Przerwa nie jest stratą czasu, to czas na naładowanie baterii. Bez tego niedługo dostaniesz zawału, a to na pewno nie przyspieszy Twojej pracy i nie wpłynie na poprawę efektywności osobistej. Nie odkładaj przerwy na wolną chwilę, bo wolna chwila musi mieć szansę, żeby się pojawić. Poza tym – może to Cię zaskoczy – jeśli zaplanujesz przerwę czy odpoczynek to nie będziesz mieć poczucia „zmarnowanego czasu”. Po prostu zrobisz przerwę, bo to właśnie teraz wypada w Twoim planie. Realizujesz plan – da się.

Brak zaplanowanych przerw czy przyjemności, urlopu, imprez i w ogóle czasu na odpoczynek wiąże się również z inną pułapką. Gdy nadarza się okazja, korzystasz z niej, odkładając zadania na później, czyli zmieniasz plan, co rodzi zaległości. Innym wariantem tej sytuacji jest brak skupienia na wykonaniu zadania, bo myśli zaprząta ciągłe myślenie o tym, że teraz nie możesz być gdzieś (i odpoczywać), że coś właśnie tracisz, albo tym, że musisz zdążyć, bo za 2 godziny jest impreza. Zaplanuj sobie tę imprezę, a resztę czasu obsadź zadaniami do realizacji. Nie myśl: „jak skończę to pójdę”, „jak zdążę to pójdę”.

5. Nie wyciągasz wniosków z porażek / błędów i nie próbujesz nowych rozwiązań

Nic się nie zmieni, jeśli nic z tym nie zrobisz. Nie wyszło w tym tygodniu? Zapytaj siebie – dlaczego? Może zbyt dużo zadań zostało zaplanowane, a może zbyt małe marginesy czasu pomiędzy nimi? A może po prostu nie potrafisz zacząć i odkładasz na potem start, robiąc czynności zastępcze? Być może nie do końca rozumiesz swoje zadania albo nie potrafisz ich delegować? Czy przypadkiem asertywność nie jest Twoja słaba stroną? Może warto zacząć odbierać przysługi zgodnie z zasadą wzajemności? Gdzieś leży problem. Znajdź go, nazwij a potem pokonaj lub omiń. Naucz się tego, czego nie umiesz, skorzystaj z pomocy innych. Podziel się obowiązkami. Spróbuj innego podejścia, nowego rozwiązania. Zrób coś inaczej, może problem leży w sposobie Twojej pracy a nie w samym zadaniu czy czasie na nie zaplanowanym.

6. Omijasz cele i priorytety

Co robisz w pierwszej kolejności, gdy dostajesz nowe zadanie? Nie ważne, czy ktoś je deleguje na Ciebie, czy to jest Twój pomysł. Co robisz w pierwszym odruchu, bezwarunkowo? Ja kiedyś wpisywałam na listę zadań do wykonania. Teraz najpierw filtruję przez lejek pilności i ważności. Czy to jest związane z celami moimi lub mojego zespołu? Czy było to w planach i po prostu sytuacja sprawiła, że spadło na mnie, lub że trzeba przyspieszyć? Czy jest określony termin wykonania (są zadania, które się „utylizują” w czasie – czyli jeśli odpowiednio długo się tego nie robi, to nie jest już nikomu potrzebne) i jak jest on odległy? Puszczam to przez Macierz Eisenhowera (taką w mojej głowie) i już wiem, czy naprawdę powinnam rzucić wszystko i się tym zająć, czy mogę to zrobić na koniec dnia, czy w wolnej chwili czy odłożyć „na później”.

Podstawowym błędem w dążeniu do wysokiej efektywności jest multitasking (wielozadaniowość) oraz nieumiejętność skupienia się na wykonywaniu jednej rzeczy na raz. Rzucanie wszystkiego i przeskakiwanie na kolejna rzecz sprawia, że kończysz pracę z przeświadczeniem, że cały dzień coś robiłaś, ale w rezultacie nic nie zrobiłaś i niczego nie skończyłaś. Bilans dnia – ujemny i na dokładkę z frustracją.

7. Oszukujesz

Brak szczerości w planowaniu, w określaniu priorytetów, pułapka „bo tak wypada” i „bo to nie wypada” – zrezygnuj z robienia planów, one nie są Twoje. Żyjesz cudzym życiem. Przestań oszukiwać najpierw siebie, a potem innych. Znajdź swoje cele, swoje priorytety. Potem ewentualnie pomóż innym w realizacji ich celów. Nie udawaj, że tak właśnie jest Ci dobrze i wygodnie.

Tak samo jest z oszukiwaniem swojego organizmu. Jeśli jesteś sową to nie planuj najważniejszego na poranek – organizmu nie da się oszukać, chociaż podobno nad tym da się popracować. Masz swoją dobową wydajność, swoje cykle energetyczne, na które nakładają się cykle innych ludzi. Obserwuj siebie i współpracowników, swoich bliskich. Nie daj się zwariować, nie oszukuj siebie i innych. Zaplanuj zadania zgodnie z tym, jaki jest Twój cykl dobowy.

8. Kultywujesz zajętość zamiast produktywność

To w związku z punktem 3, 4, 6. Nie chodzi o to, aby ciągle coś robić, ale o to, by mieć efekty. Aby na koniec dnia / tygodnia / miesiąca mieć bilans dodatni. Aby wiedzieć, że się zrealizowało plan, bo to motywuje i pozwala mierzyć sukces. Zajętość powoli staje się mitem i odchodzi do lamusa, podobnie jak multitasking. Tak jak wielozadaniowość nie jest już cool, tak ciągły pęd i pękające w szwach listy zadań przestają być fajne. Coraz częściej i więcej słyszymy o slowlife, odpoczywaniu, życiu wolniej, minimalizmie, stawianiu na produktywność. Nie da się być wszędzie, zrobić wszystkiego, zaliczyć każdej imprezy, webinaru, eventu, wyprzedaży. Wybieraj mądrze, zgodnie ze swoimi celami i swoimi potrzebami. Nie chcesz wszystkiego. Chcesz tyle, ile potrzebujesz. Zamiast robić cokolwiek, nie rób nic.

Bardzo często nie planujemy czasu na pracę własną, czyli właśnie te zadania, które musimy wykonać osobiście, na nasze obowiązki. Sądzisz, że zdołasz je wykonać „w międzyczasie”? To taka sama pułapka jak z odpoczywaniem. Nie masz „międzyczasu”. Masz czas, który dzielisz pomiędzy swoje priorytety i cele. Zajmujesz się ciągle czymś, a Twoja rzeczywista robota leży. Jesteś człowiekiem zajętym, ale w ogóle nie produktywnym, bo niczego nie robisz (nie produkujesz).

9. Bagatelizujesz rutynę

Wbrew pozorom rutyna jest bardzo przyjaznym narzędziem do zarządzania czasem i do planowania, bo oszczędza wiele czasu, nie tylko na planowanie (rutynowe czynności nie muszą być wpisywane do planera – czy wpisujesz do planera „umyć zęby” lub „wypić kawę”?) ale również na organizację codzienności. Jeśli wiesz, że co tydzień w środy masz lekcję gry na klarnecie, to wiesz, pamiętasz o tym i nie planujesz nic na ten dzień o tej porze.  Nie musisz mieć tego w planerze. Oszczędzasz czas na wybór terminów, przesuwanie innych spotkań czy zajęć. Rutyna nie zwalnia Cię z odpowiedzialności, ale z planowania niektórych rzeczy. Nadaje rytm. Trzyma tempo codzienności.

10. Planujesz wszystko

Są rzeczy, których planować nie musisz – i nie chodzi tu o rutynowe mycie zębów czy gotowanie obiadu. Chodzi o miejsce na spontaniczność, o przestrzeń dla nowych pomysłów. Kiedyś planowałam bardzo skrupulatnie. Wszystko. Do tego stopnia, że moja własna Mama mówiła, że trzeba się do mnie z wizytą umawiać jak do Papieża na audiencję. Coś w tym było. Zwykle pierwszy wolny termin był za 3 tygodnie. Tymczasem bardzo zmieniłam swoje podejście do planowania. Lubię odpoczywać i nic nie robić, więc nie planuję za wiele. Zostawiam sobie przestrzeń i czas. W ostatni czwartek zadzwoniła przyjaciółka, aby mnie wyciągnąć na babskie piwo wieczorem. Poszłam – nie miałam planów.

Moja rodzina ma z tym dużo większy problem niż ja. Zawsze to ja byłam od organizowania, podejmowania decyzji, wymyślania aktywności. Dziś, gdy moja Mama pyta, co robimy w weekend odpowiadam – nie wiem. rzadko planuję więcej niż 2-3 dni w przód. Oczywiście nie dotyczy to harmonogramu projektów, realizacji celów itp. Praca nadal toczy się pod dyktando. Ale życie? Życie, toczy się samo.

11. Nie trzymasz się w ogóle planu

Planujesz dla zasady, żeby sobie po planować i mieć plan – pewnie jeszcze planujesz sobie czas, kiedy oddasz się temu zajmującemu zajęciu czyli planowaniu. Ale nie planujesz – marzysz. ten czas, który poświęcasz na planowanie – przeznacz na marzenia. Każdy powinien mieć taki czas – na marzenia, na planowanie, na martwienie się. Jeśli nie trzymasz się planów, to znaczy, że brakuje Ci dyscypliny. A to jest umiejętność, którą można nabyć. Może potrzebujesz popracować nad nawykami? A może nad eliminacją dystraktorów?

Zacznij od analizy. Sprawdź, co powoduje, że nie trzymasz się tego, co zaplanowane. Może chodzi o źle wykonany plan, a może o to, że to tylko lista zadań? Może w planerze masz złe kategorie? Może problem rozwiąże swój własny planer, dostosowany do Twojego życia? A może ktoś inny planuje Ci zadania i to jest przeszkodą, że nie masz na to wpływu? Masz problem z kontrolą? Z delegowaniem? Za dużo pomysłów, a może boisz się zmian?

To wiesz tylko Ty. Zacznij od analizy. jakie są Twoje powody, dla których planowanie nie działa?