Każdy ma swój własny workflow. Własny poziom energii, odporności na stres i umiejętność gaszenia pożarów w naszej głowie. Są jednak sprawy, z którymi trudno nam sobie poradzić zarówno emocjonalnie jak i fizycznie.

Praca to nasz drugi dom, zwłaszcza, jeśli jest poza domem. Tak naprawdę w pracy, z ludźmi z pracy, spędzamy większość życia, nie w domu z partnerem/dziećmi/przyjaciółmi/rodziną itd. Dbasz o swój dom i relacje z domownikami? Strasz się, by było przytulnie, miło, czysto, łatwo, sprawnie, ergonomicznie, planowo, by wszystko było dobrze zorganizowane i hulało z automatu, tak? Dlaczego nie robisz tego w pracy, by tam też było Ci dobrze? Dlaczego tak się zawodowo zaniedbujesz, że aż dostajesz niemalże depresji?

Z drugiej strony, bo tak też może być – kochasz, to co robisz, robisz to co kochasz, ale ciągle jest „coś”, co sprawia, że w piątek od 12.00 czekasz na weekend a w niedzielę od obiadu już myślisz, że jutro musisz TAM iść. ZNOWU!

Dobre „workflow”

Twoja praca to nie tylko Twoje biurko, współpracownicy, kompetencje, wiedza, umiejętności i postawy. Praca to również Twój osobisty mikroklimat, w którym nurzasz się codziennie wykonując zadania, wypełniając obowiązki, rozwijając się. Zadbaj o to, aby był dobry, bo tylko dobre workflow daje poczucie spełnienia i efektywności w pracy. Czym jest workflow?

Wymyśl sobie, co to

To Ty jesteś odpowiedzialna za swoją pracę, za to, jak bardzo się w nią angażujesz, ile czasu jej poświęcasz, czy jest Twoją pasją czy tylko zwykłym zbiorem obowiązków i zadań do odhaczenia codziennie z listy. Nie mówię tutaj, że masz rzucić coś, co nie daje Ci satysfakcji. Wiem dobrze, jak ważny jest etat i stały przychód, poczucie bezpieczeństwa, jakie daje, często kosztem Twojego zdrowia czy samopoczucia. Skoro nadal wybierasz świadomie życie w pracy, której nie lubisz, która nie daje Ci satysfakcji, być może Cię w ogóle nie rozwija lub zwyczajnie irytuje i drażni, to masz do tego jakiś powód i świadomie na to właśnie się decydujesz.

Możesz jednak coś zmienić

W zarządzaniu czasem jest pojęcie dystraktorów, czyli rozpraszaczy. Jedną z metod poskramiania tych pożeraczy czasu jest świadoma ich identyfikacja i znalezienie rozwiązań, które pomogą je zminimalizować, a przynajmniej ograniczyć. To nie jest tak, że budowa za oknem jest niezależna od Ciebie i nic nie możesz z tym zrobić – właśnie możesz – zastosować zatyczki do uszu, nałożyć słuchawki z ulubioną muzyką, poszukać możliwości tymczasowej zmiany miejsca wykonywania pracy itp.

Tak samo jest z tymi czynnikami, które sprawiają, że Twoja praca jest tym, czego nie lubisz robić. Na Twój workflow składa się zarówno przestrzeń i miejsce pracy, ludzie, z którymi codziennie się stykasz, obowiązki i zadania, poziom koncentracji, ale także dbałość o siebie, rytuały, odpoczynek (po pracy i  przerwy w trakcie pracy) – pracowe dystraktory też można zidentyfikować i zutylizować, jak śmieci.

Metoda

KROK 1. ZDEFINIUJ

Określ, co sprawia, że nie lubisz swojej pracy – to pierwszy krok. Zapisz to wszystko, co Ci przychodzi do głowy: sposób zarządzania dokumentami, czas pracy, procedury, konkretni ludzie, klienci, brak informacji, krótkie terminy, brak jasnych wytycznych w realizowaniu projektów zespołowych, brak wiedzy na temat misji, celów, strategii firmy, złe miejsce pracy, warunki sanitarne i socjalne, BHP, ergonomia miejsca pracy, brak światła, zimno, gorąco, brak możliwości zjedzenia posiłku w spokoju, zbyt wiele lub zbyt mało „czegoś”, zabieranie pracy do domu (bo w pracy nie masz czasu by pracować), słaby dojazd do pracy, brak miejsc do parkowania – zapisz wszystko, co przychodzi Ci do głowy, po czym odłóż tę listę ale tak, by zawsze mieć ją pod ręką.

KROK 2. BĄDŹ UWAŻNA

Przez kolejnych kilka dni (max. 2 tygodnie) zwracaj uwagę na to, co sprawia, że się irytujesz, wkurzasz, frustrujesz, chodzi o czynniki wstrzymujące realizację Twojej pracy – jeśli zauważysz coś takiego – a nie ma tego jeszcze na Twojej liście – koniecznie to dopisz.

KROK 3. ANALIZUJ

Poświęć czas na analizę notatek – niestety wszelkie doraźne rozwiązania są w długiej perspektywie czasu słabe i nieefektywne. Tylko dogłębna analiza przyczyn pozwoli Ci na stałe wyeliminować problem lub zmniejszyć jego skutki. To paradoksalnie krótszy czas niż ciągłe, nieustanne niwelowanie konsekwencji, których przyczyny nie przetrawiłaś. Zastanów się, jakie negatywne emocje w Tobie wywołują poszczególne pojedyncze przyczyny lub ich grupy i jak wpływa to na obniżenie Twojej efektywności, produktywności, zaangażowania, satysfakcji. Czy to dlatego nie lubisz swojej pracy?

Jeśli jest Ci trudno wygospodarować tak dużo czasu na przemyślenia, podziel to zadanie na etapy:

Pierwszy etap: posegreguj przyczyny (np. wg kategorii: miejsce pracy/ludzie/socjal i BHP/procesy i procedury/ obowiązki i zadania/ odpoczynek i przerwy/inne)

Kolejne etapy: kolejno analizuj każdą grupę przyczyn i każdą przyczynę z grupy

KROK 4. MARZ

Zwizualizuj sobie zmianę – wiesz już jak jest, a teraz wyobraź sobie, jak byłoby najbardziej idealnie. A nawet bardziej niż idealnie. Najlepiej. Nie ograniczaj się. Zapisz. Narysuj. Wyobraź sobie workflow na swoją miarę, dopasowane, eleganckie, komfortowe.

KROK 5. WYMYŚL

Wypełnij lukę – pomiędzy tym, jak jest, a tym, jak chcesz by było jest LUKA – czyli przestrzeń na Twoje działania. Wykreuj je – zapisz, co musisz zrobić, by zbliżyć się do idealnego stanu określonego w poprzednim kroku. WAŻNE w tym kroku jest to, abyś zidentyfikowała SWOJE OSOBISTE działania i je dokładnie, najbardziej precyzyjnie określiła – wyrzuć wszystko, co sugeruje, że zmiana musi przyjść z zewnątrz (jeśli nie przeniosą mnie do innego budynku, nie dadzą mi innego kolegi w pokoju, nie zmienią procedur, nie będą przestrzegać przerwy na lunch – nie będę usatysfakcjonowana – taki zwrot to odrzucenie szansy na wzięcie odpowiedzialności za swoje warunki pracy i w konsekwencji – swoją motywację i poziom satysfakcji). Workflow to tylko Twoja przestrzeń – w głowie i w otoczeniu.

KROK 6. ZAPLANUJ

Określ priorytety i ważność – które z tych działań najszybciej lub / i najbardziej Ci pomogą? Które możesz zastosować małym wysiłkiem, nakładem pracy, budżetem, a które wymagają głębszego i dłuższego zaangażowania w realizację? Te małe, szybkie, łatwe, tanie rozwiązania zaplanuj i wykonaj w najbliższych dwóch tygodniach. Pozostałe zaplanuj strategicznie. Może potrzebna jest rozmowa z szefem lub współpracownikami (musisz się do niej merytorycznie i psychicznie przygotować, może trochę jak do negocjacji no i musisz doczekać do odpowiedniego momentu), może mogłabyś zaproponować zmiany w procedurze lub usprawnić jakiś proces – wymaga to opracowania, przetestowania, może jakiś dodatkowych konsultacji – znajdź na to czas poprzez zaplanowanie pracy nad tym zagadnieniem. Może nie masz przerwy bo sama ich nie przestrzegasz, nie dajesz sobie przestrzeni i czasu na taką przerwę? Bo klienci są ciągle? A sama pracujesz? Jeśli nie, po prostu masz przerwę i wychodzisz, aby zjeść, skorzystać z toalety (nawet jeśli musisz iść zjeść na korytarzu, bo przy klientach nie możesz).

Jeśli nie dysponujesz tak dużą ilością czasu, by wszystko na raz zaplanować, podziel to na mniejsze zadania strategiczne i zajmuj się każdym po kolei podobnie jak w kroku 3.

Wykreuj sobie nową jakość i polub swoją pracę!

Czy masz takie doświadczenia? Czy pokonałaś może pracowe psujki humoru i teraz bardziej lubisz swoją pracę? Podziel się z nami, w jaki sposób tego dokonałaś!

PS. Tekst ten napisałam dla Kreatorki Jutra – portalu kobiet kreatywnych. Zmieniłam pracę całkiem niedawno, bo naprawdę byłam już tak głęboko sfrustrowana poprzednim miejscem, ze nawet nie chciało mi się analizować przyczyn. Zmiana jest dobra. U mnie książkowo – po 7 latach.