Delegowanie jest jednym z narzędzi, które możesz wykorzystać w zarządzaniu swoim zasobem czasu. Swoim, czyli dostępnym tylko Tobie.

Już w matrycy Eisenhowera pojawia się sformułowanie „delegowania” – chodzi o to, aby zająć się sprawami istotnymi a te, które nie wymagają osobistych decyzji czy osobistego zaangażowania, powierzać innym.

Bardzo często na swoich szkoleniach słyszę w tym momencie westchnienie rozpaczy i zdanie, mówiące mniej więcej tyle: ALE JA NIE MAM PODWŁADNYCH! To akurat nie jest w ogóle ważne. Delegowanie nie wymaga podwładnych, a umiejętności osobistych.

Czym jest delegowanie?

Delegowanie, chociaż jest pojęciem kojarzonym przede wszystkim z korporacyjną kulturą organizacyjną, służbami mundurowymi lub z administracją publiczną, nie jest wcale związane z wymogiem posiadania podwładnych. Dzisiaj delegowanie to mniej więcej to samo, co dzielenie się pracą i zadaniami (w dziale, w zespole, w domu). Chodzi po prostu o to, aby sprawy, które nie wymagają Twoich bezpośrednich decyzji i osobistego zaangażowania powierzyć komuś innemu (możesz te zadania zlecić, jeśli jesteś w jakimś stopniu szefem, czyli masz podwładnych lub poprosić kogoś innego o zajęcie się danym zadaniem).

Delegowanie to umowna nazwa dzielenia się pracą z innymi. Dzięki temu możesz wykorzystać lepiej zasoby i kompetencje drugiej osoby, zmotywować kogoś do działania, zaangażować w swoje plany czy wspólne przedsięwzięcie. Umiejętność delegowania jest bardzo ważna w pracy menedżera czy każdego innego kierownika (np. lidera zespołu), ale w życiu prywatnym również się przydaje, zwłaszcza, gdy mamy do wykonania jakieś złożone zadania (remont, przygotowanie świątecznego obiadu czy zorganizowanie wakacji). Delegować można czynności rutynowe, zadania wymagające fachowej wiedzy czy kompetencji, szczegółowe problemy, prace wstępne, przygotowawcze, polegające na rozpoznaniu tematu czy zebraniu informacji.

Delegowanie nie jest niczym niepoprawnym. Bardzo często popadamy w pułapki perfekcjonizmu, skutkujące tym, że bierzemy na siebie za dużo obowiązków, bo nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja albo jak mam tłumaczyć, sprawdzać i poprawiać, to szybciej to zrobię osobiście (a dobre tłumaczenie wynika z umiejętności komunikacji i jest podstawą efektywnej komunikacji). Niestety powoduje to paradoksalnie, że brakuje nam czasu na istotne zadania, gdyż ciągle zajmujemy się rutynowymi sprawami, gdyż delegowanie jest nam wrogie i obce. Z drugiej jednak strony często bierzemy na siebie za dużo zadań, gdyż brakuje nam umiejętności mówienia „NIE”, czyli tak popularnej dzisiaj asertywności.

Co Ci daje delegowanie? Jakie są korzyści z delegowania?

1. Masz więcej czasu na zajęcie się tym, co ważne dla realizacji Twoich celów
2. Skracasz czas wykonania całościowego zadania (ja kroję warzywa, ktoś gotuje makaron, ktoś inny nakrywa do stołu)
3. Nie musisz się zagłębiać w nowe tematy (np. jeśli koleżanka z działu zna się lepiej na tworzeniu ankiet poproś ją o pomoc, zamiast spędzać trzy dni na rozgryzaniu narzędzi internetowych czy teorii badania ankietowego)
4. Pozwalasz innym na wykazanie się
5. Motywujesz innych do rozwoju (lub możesz się rozwijać, jeśli Tobie zostanie przydzielone nowe zadanie)
6. Prosząc innych o pomoc obowiązuje Cię zasada wzajemności, czyli masz szanse się odwdzięczyć

Co się nie nadaje do delegowania (zwłaszcza w pracy)?

• właściwe funkcje kierownicze (wyznaczanie celów, podejmowanie decyzji o polityce przedsiębiorstwa, kontrola wyników itp.)
• prowadzenie i motywowanie pracowników
• zadania o doniosłych skutkach
• zadania o wysokim udziale ryzyka
• przypadki wyjątkowe
• nagłe, wymagające pośpiechu zadania, przy których brakuje czasu na przeprowadzenie wyjaśnień i kontroli
• sprawy ściśle poufne

Czy delegowanie jest łatwe?

Delegowanie nie jest ani niczym trudnym, jest do opanowania. Nie bój się delegować – delegowanie to trochę jakbyś płacił innym za ich usługę (kiedyś się przecież odwdzięczysz, albo pomożesz przyjmując na siebie delegowanie od kogoś innego, prawda?). Pamiętaj tylko o poniższych 6 regułach. Komunikat / prośba / polecenie wydane skomponowane zgodnie z poniższą zasadą będzie łatwe do wykonania i do skontrolowania.

Delegując w ten sposób zadania unikniesz nieporozumień, błędów i konieczności uzupełniania wyników lub korygowania po kimś zadania. Oszczędzisz więc trochę czasu na to, co dla Ciebie ważne. Na zebraniu, zamiast powiedzieć: „trzeba rozpoznać rynek siłowni” (co skutkuje tym, że nikt się za to nie weźmie) skup się na zleceniu tej pracy z wykorzystaniem powyższych 6 reguł i powiedz: „Rozpoznanie rynku siłowni w naszym mieście powierzam Beacie, gdyż jest to dla mnie pilna sprawa, więc proszę Cię, zbierz mi w tabeli informacje o firmach, godzinach otwarcia, asortymencie i cenniku, korzystając z dostępnych danych albo pojedź do każdej z tych firm osobiście. Proszę Cię zrób to do końca tygodnia”.