Od jakiegoś czasu zastanawiam się, co najbardziej mnie motywuje do działania i mobilizuje. Niewątpliwie są to wyzwania (umiarkowane – znam swoje możliwości).  Na pewno wizja dobrej zabawy. Na pewno możliwość zabłyśnięcia wiedzą na sali szkoleniowej, wypróbowania nowego programu czy nowej metody / ćwiczenia.  Na pewno wizja zarobienia pieniędzy. Myśląc jednak nad tym zastanowiło mnie również to, dlaczego nie przygotowuję się dzisiaj do szkolenia, które będę prowadziła za miesiąc. Albo za dwa. I wtedy doznałam olśnienia: to, co mnie motywuje do działania i mobilizuje to nie są czynniki wyżej wymienione. Tym głównym czynnikiem jest TERMIN czyli DEADLINE. Dzisiaj, myśląc o szkoleniu, które będzie za miesiąc, nie mam motywacji do tego, aby usiąść i napisać scenariusz, zastanowić się nad ćwiczeniami, metodami, treściami merytorycznymi. Na pewno również nie będę teraz przygotowywać prezentacji czy flipów, które będę prezentowała. Oczywiście ciągle myślę o tym, że będzie to szkolenie. Znam temat, cele, program merytoryczny. Wiem co nieco o grupie szkoleniowej. Mam to wszystko w głowie i pewnie niedługo się tym zajmę. Ale nie teraz. Teraz mam jeszcze tak wiele czasu.

Przypomina Wam się sytuacja ze szkoły? Albo ze studiów? Za tydzień sprawdzian, albo kolokwium. Znacie termin egzaminu. Ale przecież jest jeszcze tak dużo czasu, można zająć się przyjemniejszymi sprawami, albo załatwić to, co jest pilniejsze (albo atrakcyjniejsze niż nauka w tej chwili). Brzmi znajomo? Na pewno. Będąc na studiach, w takich własnie chwilach najbardziej chciało mi się porządkować przestrzeń czy przestawiać meble w pokoju. I wtedy zawsze czytałam BARDZO CIEKAWĄ ksiażkę, którą, oczywiście, musiałam skończyć.  Taki zespół czynności zastępczych.

Pomimo, że prowadzenie szkoleń jest moją pasją i nigdy nie zrezygnuję z możliwości przeprowadzenia szkolenia, muszę przyznać, że im bardziej odległa wizja tego wydarzenia, tym mniej mi się chce cokolwiek robić. Jestem pewna, że kiwacie teraz potakująco głową. Czy zatem możliwe byłoby (efektywne) życie bez terminów? Czy umiecie w dzisiejszych czasach żyć bez deadline’ów? Mnogość spraw, projektów, inicjatyw, które nam na co dzień towarzyszą, powoduje, że potrafimy się zorganizować i być efektywni dzięki temu, że wszystkie te sprawy, projekty i inicjatywy mają jakiś termin realizacji. A jeśli nie mają tego zewnętrznego dla nas czynnika ich realizacji, to bardzo ciężko nam się do nich zabrać. Bo najtrudniej jest rozpocząć. Żyjemy w czasach, gdy czas realizacji wyznaczamy sobie jakby „od końca”. Jeśli coś zajmie mi 5 dni, a termin realizacji jest za dni 12, to zajmę się tym za tydzień. Na pewno zdążę. To bardzo poważna pułapka efektywności. I, niestety, rzadko przekłada się na powiedzenie: „co masz zrobić dziś, zrób pojutrze – będziesz miał/a dwa dni wolnego”. Dlaczego? Bo przez ten czas mogą się pojawić nowe projekty, zadania. Dlaczego nie zabieramy się za to, co jest do zrobienia od razu? Dlaczego odwlekamy rozpoczęcie? Przecież im szybciej zaczniemy tym szybciej skończymy.

Wyobraźcie sobie, że nie musicie się spieszyć. Że na wszystko macie wystarczająco dużo czasu – tzn. nie ma tych terminów. Czy Wasza efektywność wzrasta? Zasada Parkinsona mówi, że:

Wykonywanie zadań wydłuża się wprost proporcjonalnie do czasu, jaki został przeznaczony na realizację tego zadania czyli Praca rozciąga się i zajmuje tyle czasu, ile mamy na jej wykonanie

czyż nie jest tak?

Oczywiście, że jest! Gdyby tak nie było, to dbalibyśmy o dietę i sylwetkę przez cały czas, a nie tylko od lutego do lipca, nie byłoby gorączki sprzątania przed świętami (bo sprzątanie robi się, jak jest brudno, na bieżąco, wtedy nie ma presji świątecznych porządków), na maile byłoby odpisane i nie spóźnialibyśmy się tak często do pracy. Ale dla większości z nas wizja samodzielnego działania i decydowania o tym, co i kiedy i jak jest zbyt dużym wyzwaniem.

Jak sobie poradzić z tym, że ciągle goni nas termin za terminem? Jest na to kilka sposobów:

1. Ustal z sobą, że zaczynasz działanie niezwłocznie, gdy masz dostępne zasoby (czas, ludzi, pieniądze, sprzęt).

2. Zawsze wyznaczaj sobie deadline wcześniej, niż deadline właściwy – takie małe oszukaństwo wobec mózgu – i trzymaj się tego terminu niczym tonący brzytwy.

3. Naucz się organizować sobie dzień – główna zasada to 2-3 duże i 1-2 mniejsze zadania do wykonania, przy czym to „najgorsze” na samym początku – „zjedz tę żabę” na start – poczucie satysfakcji da Ci siłę na dalsze działania.

4. Nigdy nie planuj 100% swojego czasu – niezależnie, co masz do zrobienia. Planowanie wszystkiego „na styk” powoduje, że nie masz czasu ani na zajęcia spontaniczne ani na zadania, które „wpadają” do zrobienia (najczęściej „na wczoraj”). Warto zaplanować zwykle ok. 60-70% dostępnego zasobu czasu – to daje poczucie spokoju – rezerwy na nieprzewidziane zadanie czy spontaniczne nagłe zebranie w trybie pilnym. Mając taki zapas czasu nie reagujesz tak bardzo nerwowo i nie stresujesz się tak bardzo tym, że się nie wyrobisz z listą zadań.

5. Naucz się odpowiedniej priorytetyzacji zadań – naprawdę nic nie jest tak samo ważne i pilne. Ja zaczynałam od macierzy Eisenhowera swoje zarządzanie sobą w czasie i do tej pory ją stosuję – teraz już automatycznie. O tym cudownym narzędziu napiszę za tydzień.

6. Skupiaj się na realizacji jednej sprawy / zadania w określonym czasie. Możesz stosować technikę budzika, czyli pomodoro (wyznacz sobie czas na wykonanie zadania i włącz budzik albo stoper), a realizując zadanie wyloguj się z innych aktywności (powiadomienia, telefon, mail, rozmowy współpracowników). Po prostu zaloguj się do zadania i wyloguj jednocześnie z bodźców zewnętrznych.

7. Skup się na wizji końca – pomyśl o tym, co będzie, jak będzie kiedy już zakończysz tę sprawę.

foto: http://www.designerspics.com/