Poznaj sformułowanie „krzywa zakłóceń”. Skoro wiesz już, jak planować, jak kontrolować, jak delegować (być może nawet aktywnie to wszystko robisz codziennie) musisz wiedzieć także, że są sprawy, które przeszkadzają Ci w byciu efektywnym.

Tak jak Ty masz swoją krzywą efektywności i koncentracji i pracujesz w określonym rytmie, tak inni też mają swoje pory większej i mniejszej aktywności. Niestety nie da się tak zapanować nad organizacją czasu, aby wszyscy przeżywali szczyt aktywności w tym samym czasie. W dłuższej perspektywie nie udałoby się nam w ten sposób ogarnąć świata.

Czym jest krzywa zakłóceń?

Matematycznie ujmując jest to wykres graficzny, który przedstawia ilość rozpraszajacych Cię spraw w ciągu dnia. Obserwując swoją krzywą wydajności możesz równocześnie spróbować zaobserwować stopień zakłócania Twojej pracy przez innych. W zależności od tego, w jakiej instytucji pracujesz, z jakimi ludźmi, w jakiej kulturze organizacyjnej – krzywa zakłóceń będzie wyglądała inaczej. Nie jest jednak tak, że nie masz na nią żadnego wpływu – po prostu trzeba ją poznać, a później określić granice.

Im wyższe stanowisko – tym krzywa zakłóceń jest bardziej płaska. Jeśli sprawujesz kontrolę nad zespołem, jesteś menedżerem dowolnego szczebla – wówczas nie możesz się dziwić, że ludzie mają do Ciebie jakieś sprawy. Jeśli jesteś handlowcem to nie możesz się dziwić, że klienci kontaktują się z Tobą w chwilach, w którym im jest wygodnie, w których Cię potrzebują. Jeśli jesteś podwładnym – nie możesz się dziwić, że szef ma dla Ciebie zadania. To samo dotyczy ról domowych – stając się rodzicem podejmujesz wyzwanie bycia dyspozycyjnym dla Twojego dziecka, będąc dzieckiem – przyjmowania wyzwań i reagowania na potrzeby Rodziców – wiesz już, o co chodzi? Jeśli tak, to świetnie. Jak wygląda, Twoim zdaniem, teraz Twoja krzywa zakłóceń?

Zadanie dla Ciebie

Przez najbliższy tydzień obserwuj swój przebieg dnia – w domu czy w pracy (to zależy od tego, co chcesz zaobserwować i w jakim stopniu potrafisz oddzielić życie domowe od zawodowego). Obserwuj tylko to, w jaki sposób przebiegają zakłócenia w Twojej pracy czy innych obowiązkach. Notuj, kiedy masz najwięcej telefonów / maili od współpracowników / przełożonych / klientów. Oznaczaj każde zakłócenie. Przez cały tydzień. Codziennie na koniec dnia rysuj swoją krzywą zakłóceń. Możesz sobie zrobić plik w excelu pt. „Krzywa zakłóceń” i codziennie go uzupełniać, tworząc wykres. A po tygodniu zrób analizę, obejrzyj każdy wykres, przeanalizuj dane – zobacz, w jakich porach zakłócenia są największe, kto jest ich sprawcą, czego dotyczą? Kiedy krzywa zakłóceń szybuje w górze, a kiedy jest bliska 0?

Na koniec napiszę Ci, jak to wygląda u mnie i w jaki sposób sobie poradziłam z niektórymi sprawami.

1. Analiza otoczenia jest niezbędna

Ponieważ pracuję w publicznej korporacji to mam regularny czas pracy od 7.00 do 15.00. Żeby osiągnąć taki poziom zorganizowania i efektywności oczywiście musiałam kiedyś zmienić swoje przyzwyczajenia. Nie zawsze tak było jak jest teraz. Kiedy kierowałam projektem wdrożenia systemu informatycznego w zasadzie nie spędzałam czasu przy biurku w ciągu tych etatowych 8 godzin, biegałam na spotkania, konsultacje, analizy i weryfikacje, a potem pracowałam „aż skończę”, a pozostałą robotę papierkową brałam „na noc” do domu. Ogólnie, kiedy startuje jakiś projekt, który chociażby tylko rozliczam, a jestem bardzo często w zespole jedyną osobą wiedzącą o kryteriach, wytycznych i kwalifikowalności, drzwi się do mnie nie zamykają, a telefon dzwoni bez przerwy – każdy ma jakieś potrzeby, pytania, wątpliwości itp.

Niemniej jednak zauważyłam, że ludzie tutaj potrzebują rano tego czasu na rozpęd, śniadanie, omawianie itp. Ja wywalczyłam sobie swój pokój, z oddzielną linią telefoniczną, przychodzę naprawdę jako jedna z pierwszych osób i mam rano czas na wykonanie 1-2 ważnych zadań, zanim ktoś zdąży mnie rozproszyć. Nie muszę pić z nikim rano kawy i udzielać się towarzysko, odbierać telefonów skierowanych do innych osób w pokoju, słuchać, czym oni się zajmują i angażować się w ich problemy i zadania.

2. Pracuję od do, zarówno na etacie jak i w domu, nad innymi zadaniami (np. tym blogiem, szkoleniami itp.)

Ponieważ dojeżdżam do pracy z Mężem, to jestem ok. 7.05 – gdy przychodzę parking jest jeszcze pusty (tak naprawdę mało osób przychodzi do pracy przed 7.30 u mnie). Tak więc zanim wszyscy się zejdą i zjedzą śniadanie oraz obgadają „wczoraj”, ja już jestem po 1-2 zadaniach z listy. Zanim współpracownicy się rozkręcą ja mam za sobą 3 zadanie. Gdy zaczynają do mnie dzwonić i przychodzić (nie, nie jestem menedżerem, jestem szarym specjalistą teraz) jestem zwykle już po śniadaniu i mogę zająć się ich sprawami. Kończę pracę o 14.50, zbieram się i wychodzę, bo ok. 15.10-15.15 podjeżdża po mnie Mąż (to rozwiązanie sprawia, że nie pracuję „aż skończę” i nie mam rezerwy do odłożenia spraw „na później”, bo o 15.05 najpóźniej muszę wyjść z pokoju). Kiedy wychodzę – parking jest pusty. Wszyscy tak doskonale u nas organizują swoją pracę, że nikt nie zostaje po pracy – każdy się wyrabia w wyznaczonym czasie! Fenomen, prawda?

Jeśli zakładam pracę w domu, to również wyznaczam sobie na to konkretny czas – np. od 18.30 do 20.00 – wtedy, kiedy nasza Młoda zajmuje się lekcjami, koleżankami czy innymi nastoletnimi sprawami, Mąż wychodzi na trening, mam ogarnięte po obiedzie a jestem jeszcze przed kolacją i programowaniem kolejnego dnia. Określanie godzin sprawia, ze nie zawalam innych spraw, bo kończę zadania w terminie. Jednocześnie poczucie, że nie mam stanu „później się tym zajmę” sprawia, że naprawdę jestem wyrobiona.

3. Jasno określam granice

Musiałam też wdrożyć zasadę wśród współpracowników, że sprawami zawodowymi zajmuję się do 15.00. Mówię o tym bez ogródek, a moi współpracownicy z zespołów projektowych doskonale wiedzą, że sprawa, z którą przyjdą o 14.45 zostanie załatwiona dopiero jutro (chyba, że trwa krócej niż 2-3 minuty – takie sprawy załatwiam od ręki). Ludzie, z którymi na co dzień pracuję wiedzą również, że mailami zajmuję się 2-3 razy dziennie, co oznacza: nie wyczekuję nerwowo w programie pocztowym wiadomości – to zbyt rozpraszające, gdy pracuję program pocztowy jest zamknięty (nie myślę również dobrze o tych, którzy na każdą wysłaną wiadomość odpisują niezwłocznie po jej otrzymaniu – czy oni nie mają zadań do wykonania, tylko siedzą na poczcie cały czas???).

Są tacy współpracownicy, starsi wiekiem i rangą, którym sie wydaje, że mogą młodych i niższych wykorzystywać kiedy chcą i jak chcą, nękając telefonami z pytaniami nie tylko po 15.00, ale czasem i o 21.00 albo w weekend. To też ukróciłam (może mi było łatwiej, bo nie muszę się obawiać o awans-to akurat tutaj mi nie grozi) – nie mam służbowej komórki, numer podaję już tylko nielicznym i w wyjątkowych okolicznościach, jestem w pracy od 7 i w zasadzie to, że ktoś zaczyna pracę (tzn. pojawia się w pracy) ok. 13.00 (niektórzy mają nie normowany czy zadaniowy tryb pracy) i dopiero w okolicach 15.00 jest rozpędzony i ma do mnie pytania – naprawdę nie stanowi dla mnie problemu. Po 15.00 nie odbieram (no, chyba, że czekam na jakieś ważne decyzje, albo ktoś mnie wcześniej uprzedził, zapytał, czy będzie mógł po 15.00). Zazwyczaj tekst w rodzaju „mam z Mężem umowę, że po powrocie do domu nie zajmujemy się już pracą” działa na najbardziej opornych.

Dobrze też zadziałało u mnie ustalenie formy komunikacji – pilne sprawy – telefon, sprawy, do których być może będę musiała wrócić albo zechcę z informacji skorzystać w późniejszym czasie – wiadomość. Najgorsze co może być: wysłać maila z prośbą o informację i za chwilę odebrać telefon, gdy ktoś te informacje chce podyktować! To mnie naprawdę wkurza! Po to proszę pisemnie, aby mieć to na piśmie – nie jestem sekretarką, ten etap życia mam już dawno za sobą. Wysyłam maila odhaczając swoją listę spraw do załatwienia i zajmuję się kolejną sprawą, więc jak do mnie ktoś dzwoni za chwilę, gdy ja już tkwię i zdążyłam się skupić na tej kolejnej sprawie strasznie się irytuję (i nie wątpliwie daje się to wyczuć, gdyż nie jestem mistrzynią dyplomacji i etykiety biznesowej).