Wyścig z czasem dotyczy każdego z nas w różnym stopniu. Każdy z nas ma swoje ulubione narzędzia, metody, zasady i sposoby na zarządzanie czasem. Na to, by być bardziej wydajnym i efektywnym, szybciej i bardziej pracować, osiągać lepsze wyniki. Codziennie mierzysz się z tysiącami spraw, zadań, wyzwań. Stajesz na starcie do wyścigu. Wyścigu efektywności, produktywności i wyścigu z czasem.

TIMETRICK powstał właśnie przed chwilą i bardzo przypadł mi do gustu. To jedno z tych słów, jak ZEN czy WORKFLOW, które mieszczą w sobie tak wiele i są połączeniem kropek twórczych (o kropkach pisał Austin Kleon). Wg mnie oczywiście. Dzisiaj prezentuję Wam pierwszą część moich sposobów na efektywność, produktywność, ogarnięcie zadań i organizację czasu.

1. LISTA ZADAŃ TO PODSTAWA

Ale to już zapewne wiesz… Szacuj plany zgodnie z Twoją wydajnością dobową. Realnie oceniaj czas wykonania poszczególnych zadań. Pamiętaj, aby dostosować listę zadań do swoich potrzeb (oddzielnie np. praca zawodowa/życie studenckie/życie domowe/życie towarzyskie). Wypunktuj zadania, starając się zapisać je w formie czasownikowej („zrobię”, „wykonam”, „zadzwonię”, „pójdę”…). Zaczynaj zawsze od „najgrubszej kropki”, czyli najtrudniejszego, najważniejszego, najpoważniejszego, najbardziej czasochłonnego zadania, przy którym narysowałabyś największy znacznik, które wypunktowałabyś lub które zakończyłabyś wielkim wykrzyknikiem (albo nawet trzema).  Niech idzie „na pierwszy ogień” i nie siedzi z tyłu głowy przy każdej innej czynności. Gdy będziesz miała je za sobą, łatwiej i szybciej będzie Ci zająć się kolejnymi sprawami.

2. CZYSTA (jak łza) SKRZYNKA PRZYJĘĆ, CZYLI STAN INBOX ZERO

Pamiętasz skrzynkę przyjęć? Pisałam o niej. Wciąż napływają nowe sprawy, zadania, zlecenia, nieodebrane połączenia, wiadomości e-mail, którymi trzeba się zająć itp. Postaraj się czyścić listę na bieżąco – od Ciebie, a przede wszystkim od charakteru Twojej pracy zależy częstotliwość – raz dziennie, raz w tygodniu czy kilka razy w ciągu dnia. Jeśli dotychczas robiłaś to za każdym razem, gdy wpadło coś nowego, odrywając się od aktualnie wykonywanego zadania (a Twoja praca nie jest związana z zamówieniami online czy bieżącą obsługą klientów) – natychmiast zmień podejście. Spróbuj pracować ze skrzynką maksymalnie 2-3 razy dziennie (a może wystarczyłby raz dziennie?). Podejmuj szybkie decyzje dotyczące spraw przychodzących; nie kolekcjonuj ich w skrzynce odbiorczej i nie odkładaj na potem. Rzeczy, które możesz załatwić w ciągu 2-5 minut, załatwiaj od razu – inne przekazuj, deleguj lub planuj strategicznie.

3. GRUPOWANIE ZADAŃ

Wyznaczaj sobie homogeniczne bloki pracy. Oznacza to mniej więcej tyle, żeby podobne zadania grupować w blokach pracy. Ja zaczynam dzień od kawy i głupotek – potrzebuję około godziny, aby się rozpędzić. Pijąc kawę, oglądam wiadomości, przeglądam Facebooka, czytam ulubione blogi i prywatne e-maile lub załatwiam część spraw towarzyskich. Trzymam się jednak sztywno zasady: maksymalnie godzina na rozbieg. Potem nadchodzi czas na wielką kropkę (1-2 najważniejsze zadania, podczas realizacji których nie rozpraszam się), a następnie na zajęcie się skrzynką przychodzącą (e-maile, telefony, delegowanie zadań, rozmowy wymagające interwencji osobistej, spotkania z ludźmi, uzgadnianie, kontrolowanie – praca od mojego biurka w kierunku na zewnątrz). Ponownie 1-2 zadania własne, opróżnianie skrzynki przychodzącej i planowanie kolejnego dnia.

Kiedyś nie przestrzegałam godziny na rozbieg, co skutkowało łańcuchem dziwnych zdarzeń – tu mail, tu link, tu Facebook, ponownie link, muzyka, link z linka… i nagle na zegarze wybijała godzina 10.00. Teraz nie pozwalam sobie na to nawet w weekendy, chyba że w planach przewidziałam czynność: „przeczytać wszystkie zachowane linki i posty z ostatniego tygodnia, miesiąca”.

Zdarza mi się też, że załatwię kilka spraw ze skrzynki przychodzącej jeszcze przed zaparzeniem porannej kawy, najczęściej jednak staram się przeglądać zadania mniej więcej w 1/3 dnia pracy.

4. MAKSYMALNA KONCENTRACJA NA JEDNYM ZADANIU

WYZWANIE. Zacznij od teraz. Skup się maksymalnie na czytanym artykule. Wykonuj jedną rzecz na raz. Jedną. To bardzo ważne w efektywności – nie przeskakuj z zadania na zadanie, nie odrywaj się od pracy nad daną sprawą, bo powtórna koncentracja będzie Cię kosztowała stratę około pół godziny.

Od teraz koncentruj się na pojedynczych zadaniach. Jeśli nigdy wcześniej tego nie próbowałaś (czy to możliwe?!), dzisiaj to jedno zadanie wykonaj w pełnym skupieniu. Jutro dwa. Pojutrze poświęć swoją maksymalną uwagę trzem zaplanowanym zadaniom. A potem przyzwyczaisz się – po 21 dniach wypracujesz sobie nawyk. To naprawdę łatwe. Powodzenia!

Dla niektórych osób to niezwykle trudne zadanie; trudność jest związana z psychiką, charakterem, rodzajem pracy i otoczeniem, niemniej jeśli przygotowujesz się do realizacji zadania, postaraj się o maksymalną koncentrację. Stwórz sobie najbardziej optymalne warunki. Koncentracja uzależniona jest nie tylko od Twojego wewnętrznego nastawienia, ale też otoczenia, w którym pracujesz. Wyłącz powiadomienia i ogranicz „przeszkadzajki” – telefony, smsy, e-maile, reklamy w komputerze. Być może powinnaś zaliczyć do tej grupy również współpracowników, szefa itp. Jeśli do skupienia potrzebujesz ciszy – wyłącz radio czy muzykę komputera. Jeśli pracujesz wśród innych – zaopatrz się w słuchawki tłumiące hałas lub stopery do uszu. A jeśli do skupienia się niezbędna w Twoim przypadku staje się muzyka – również polecam słuchawki (pamiętaj, że inne osoby mają swoje preferencje i dobrze byłoby je uszanować). Wykonuj jedną rzecz na raz. Jedną. To bardzo ważne w efektywności – nie przeskakuj z zadania na zadanie, nie odrywaj się od pracy nad daną sprawą, bo powtórna koncentracja będzie Cię kosztowała stratę około pół godziny.

Możesz obserwować swój organizm i przez kilka dni notować, kiedy pracuje Ci się najlepiej/najefektywniej. Sprawdź krzywą swojej wydajności i określ jej pory porannego i popołudniowego szczytu (przeważnie większość z nas osiąga szczyt wydajnościowy pomiędzy 3. a 6. godziną po przebudzeniu – wówczas najlepiej jest planować najważniejsze zadania). Po lunchu zwykle następuje spadek formy – warto wtedy zaplanować zadania rutynowe (telefony, maile, porządkowanie zadań itp.). Drugi szczyt (już nie tak wysoki, jak pierwszy) osiągamy mniej więcej w ¾ naszego dnia – mimo że trwa krócej, pozwala na wykonanie ważnych spraw). Możesz też zobaczyć, kiedy „inni” najbardziej Cię potrzebują – określisz tym samym krzywą zakłóceń i zweryfikujesz, jak bardzo czas zakłóceń ingeruje w Twój plan dnia. Pamiętaj też, że w większości jesteśmy w stanie skupić się na wykonaniu zadania maksymalnie do 2 godzin, przy czym pierwsze pół godziny to tzw. rozruch, wgryzanie się w problem, a ostatnie 15-20 minut to faza znużenia, kiedy odliczasz czas do zakończenia i zastanawiasz się, co będziesz robić podczas przerwy.

PS. To jest część artykułu, który ukazał się w magazynie Kreatorka Uskrzydla

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj również:

W poszukiwaniu straconego czasu 9 – wyścig z czasem czyli moja złota dwunastka TIMETRICK’ów (część 3) W poszukiwaniu straconego czasu 8 – wyścig z czasem czyli moja złota dwunastka TIMETRICK’ów (część 2) W poszukiwaniu straconego czasu – część 1. Czas jest zorganizowany W poszukiwaniu straconego czasu 10 – TO JEST TWÓJ CZAS – ZACZNIJ DZIAŁAĆ!