W poprzednim artykule dałam przedsmak tego, co może kraść Twój czas – to dystraktory, czyli rozpraszacze, przeszkadzacze, odciągajki od pracy, koncentracji na zadaniach, wypełnianiu misji.Oprócz dystraktorów w Twój czas wkradają się także inni złodzieje czasu.

Samo rozpraszanie można wyeliminować przy odrobinie wysiłku i pracy nad sobą, jednak moim obowiązkiem, jako osobistego trenera ogarniętości jest wskazanie także innych przyczyn strat czasu. Czy przychodzi Ci coś jeszcze do głowy oprócz telefonów, ludzi przychodzących do Ciebie z ważnymi sprawami lub towarzysko, bałaganu i hałasów, które skutecznie Ci przeszkadzają? Jeśli tak, sprawdź, czy należą do którejś z poniższych grup drobnych złodziejaszków kradnących Ci cenne minuty, w których chcesz realizować zadania przybliżające Cię do osiągnięcia celów.

1. DROBNE PRYJEMNOŚCI czyli różne sprawy, którymi „zajmujesz się” bo akurat masz chwilkę, a ta chwilka staje się nagle godziną? A może ta chwilka to czas pomiędzy jednym a drugim zadaniem lub w trakcie trwania? To bardzo częsty powód, dla którego nie możemy dokończyć zadania. Pracujesz nad czymś, ale w krótkiej chwili rozproszenia, przy poszukiwaniu jakiejś notatki, nagle coś przychodzi Ci do głowy i wówczas zaczynasz się tym zajmować. Od tej rzeczy przechodzisz do kolejnej itd. Zadanie pozostaje nieukończone, opóźnienie w realizacji jednego sprawia, że później rozpoczynasz kolejne… Skup się maksymalnie na tym, aby skończyć to co, robisz. Problem z nieukończonymi zadaniami często wynika z rozproszenia i braku skupienia na wizji końca, lubimy zaczynać, a z dokańczaniem bywa różnie.
2. PROKRASTYNACJA czyli odkładanie rozpoczęcia działania na potem. Zasada Parkinsona mówi, że wykonanie zadania zajmuje nam tyle czasu, ile mamy na jego wykonanie. Skoro jest jeszcze tydzień, to dlaczego masz zaczynać dzisiaj? Po to chociażby, aby już mieć to z głowy. Zadanie opuszcza Twój umysł w momencie, gdy je wykonasz. Dopóki go nie skończysz, siedzi w Tobie i zabiera Ci czas, bo ciągle o nim myślisz dekoncentrując uwagę. Powiedzenie „mieć z głowy” jest bardzo dosłowne. Myślenie o tym, co masz do zrobienia zabiera Ci czas efektywnej pracy nad wykonaniem.
3. AMBICJA czyli branie na klatę bo dam radę. Nikt nie wątpi, że dasz radę. Jako osoba ambitna wiele razy już udało Ci się to udowodnić. Jednak co innego wyzwanie i udowodnienie sobie i innym, a co innego branie na głowę zbyt wiele, po to, aby się wykazać, aby wygrać wyimaginowany wyścig. Ta pułapka zarządzania czasem ma też wiele wspólnego z brakiem asertywności oraz lękiem, że jeśli czegoś nie zrobimy, to np. wylecimy z pracy (a jednocześnie zapewne nigdy nie było sytuacji, w której odbyłaby się jakakolwiek rozmowa pomiędzy Twoim szefem a Tobą, w które zostałyby podjęte próby wyjaśnienia, że nie jesteś w stanie wziąć więcej zadań i odpowiedzialności na siebie przy ograniczonych zasobach czasu). Musisz także nauczyć się odróżniać pomoc od wyręczania – kiedy nauczysz się to rozgraniczać a jednocześnie poprawisz umiejętność mówienia „nie” wówczas poprawi się jakość Twojego życia, bo zaczniesz realizować swoje cele a nie wyręczać innych i żyć ich życiem.
4. PRACOHOLIZM czyli nadgorliwe siedzenie w pracy (będące często ucieczką przed rzeczywistością). To, że pracujesz dłużej nie oznacza, że robisz więcej i lepiej. Powiedziałabym, że raczej wręcz przeciwnie, bo Twój organizm nie ma czasu na regenerację. Brak przerwy w pracy to także złodziej czasu, bo pracując zbyt długo tracisz koncentrację myśląc o tym, jak dobrze byłoby choć na chwilę odejść od zadania, pójść do toalety lub zrobić sobie herbaty / kawy. Myślenie o tym zajmuje Ci więcej czasu niż rzeczywista przerwa. Pracując w korporacji, gdzie kultura organizacyjna (w tym nieformalnym aspekcie) jako niepożądane traktuje wychodzenie z pracy „o czasie” jest to trudne, jednak jestem pewna, że siedzenie po godzinach wiele razy traktowane było przez Ciebie jako „strata czasu i energii”. Pamiętaj zawsze o tym drugim aspekcie, w którym pracodawca może uważać, że po prostu masz niską efektywność, skoro siedzisz po godzinach (czyli nie wyrabiasz się z robotą).
5. PERFEKCJONIZM czyli bezproduktywne poprawianie i dopracowanie szczegółów przeciągające się w czasie. Wysoka jakość twoich produktów i usług ma oczywiście wiele zalet i buduje Twoją markę (także osobistą). Niemniej jednak zawalanie terminów bo wykres nie jest jeszcze wg Ciebie idealny – to już przesada. Chodzi o to, ze zawsze można zrobić coś lepiej. Ale jeśli już jest dobrze, to po co tracić czas na poprawianie, ulepszanie, odwlekać w czasie zakończenie zadania i poświęcać czas na jego upiększanie? Czasem szef potrzebuje tylko kilku danych, a Ty robisz z tego dziesięcio slajdową prezentację, poświęcając czas na dopieszczanie wykresów i tiretów na które prawdopodobnie nikt (oprócz Ciebie) nie zwraca uwagi. Dbaj o estetykę i wysoką jakość swoich produktów, ale nie trać czasu na poprawianie doskonałego.
6. JA TO ZROBIĘ SAMA czyli samodzielnie znaczy najlepiej. To bardzo błędne przekonanie – delegowanie zadań specjalistycznych czy wymagających wiedzy eksperckiej a także współdzielenie pracy jest jednym z filarów efektywności. To prawda, że ekspertowi trzeba zapłacić, ale można to zrobić barterem. Zaoszczędzisz sobie wiele czasu, zdrowia, stresu i pomyłek, jeśli zdasz się na kogoś innego, kto wie lepiej (wiem, wiem, to też dla niektórych osób jest trudne do zniesienia mentalnie). Należy się zastanowić też, czy robienie wszystkiego osobiście (bo nikt lepiej tego nie zrobi) jest na pewno drogą ku wyzwoleniu rezerwy czasowej? Wykonywanie czegoś za kogoś to z jednej strony utrudnianie temu komuś rozwoju jego własnych umiejętności, a z drugiej branie nadmiernej czasem odpowiedzialności na siebie. Zawodowo może również prowadzić do niezdrowego współzawodnictwa czy świadczyć o braku zaufania do podwładnych lub współpracowników. W obu aspektach może być także daleko demotywujące dla osoby wyręczanej bądź pomijanej przy ustalaniu odpowiedzialności za zadania.
7. ŻYCIE ALTERNATYWNE to trochę jakby MATRIX wynikający z pomieszania ról życiowych i braku umiejętności oddzielania wynikających z nich zadań. Jeśli w pracy nie wyrabiasz się ze wszystkim i zabierasz robotę w teczce do domu, to w domu zaniedbujesz inne sprawy, które później musisz nadrobić w pracy i te światy tak się przenikają. Ma to też związek z tym, że nie koncentrujesz się Tu i teraz na tym, co aktualnie się dzieje, gdzie jesteś, co robisz. Żyjesz za bardzo przeszłością lub przyszłością. Nadrabiasz, ciągle masz zaległości, niezrealizowane sprawy. Poznaj zasady Mildfulness, bądź tu i teraz, zwolnij, przystań, zweryfikuj, zaplanuj od nowa. Jeśli jakieś rozwiązanie się nie sprawdza, wymyśl nowe. Daj sobie czas na refleksję, na oddzielenie życia A od życia B.
8. BRAK ASERTYWNOŚCI prowadzi do życia życiem innych, spełnianiu ich oczekiwań, stawianiu ich celów ponad swoje. Jeśli masz wrażenie, że zbyt wiele czasu zajmuje Ci realizowanie oczekiwań innych (nie myl z obowiązkami zawodowymi czy domowymi).
9. STRES i wypalenie zawodowe sprawiają, że Ci się nie chce, nie masz już motywacji, niewiele Cię cieszy a już na pewno nie masz ochoty na nowe rozwiązanie, ulepszanie i kreatywne poszukiwania. Do tego słabsza niż zwykle organizacja, dużo niezrealizowanych spraw i goniące terminy. Stres blokuje umysł, spina ciało, nie pozwala na relaks, odpoczynek i regenerację. Zastanów się, czym możesz przestać się przejmować, zadbaj o odpowiednią ilość snu, przeorganizuj swoje sprawy. Daj sobie czas na odpoczynek, złapanie dystansu. Daj odpocząć swemu ciału, posiedź nic nie robiąc, złap dystans. Inaczej padniesz na zawał przed 40-stką.
10. PROBLEMY ZE ZDROWIEM są często pochodną stresu, ale mogą dotyczyć nie tylko Ciebie, ale również Twoich bliskich, co niewątpliwie spędza sen z powiek i zabiera czas – jeśli jednak zadbasz o powyższe czynniki i równowagę między czasem spędzanym w pracy a życiem osobistym, relacjami, kontaktami, odpoczynkiem i rozrywkami, wówczas jest szansa, że problemy ze zdrowiem się nie pojawią. Nie zapomnij o ruchu i zdrowej diecie, pozbawionej przede wszystkim produktów gotowych i wysoko przetworzonych. Slow food to trend, który zapewnia nie tylko zdrowe jedzenie, ale również radość i relaks związany z jego przygotowaniem i spożywaniem – serdecznie polecam!

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj również:

W poszukiwaniu straconego czasu 4 – praktyka uważności a organizacja czasu Jeden mały sekret jak nie marnować czasu Filary czasu W poszukiwaniu straconego czasu 10 – TO JEST TWÓJ CZAS – ZACZNIJ DZIAŁAĆ!