Skrzynka przyjęć to metafora. Pewnie już znasz pojęcie INBOX a nawet INBOX ZERO. Dla mnie osobiście skrzynka zadań wpadających jest trochę jak dyżur na izbie przyjęć w Szpitalnym Oddziale Ratunkowym (taki „Ostry Dyżur” – wiesz, o czym mówię, widzisz to).
Na izbie przyjęć nigdy nie ma spokoju
Jak ogarniesz jednego pacjenta, zaraz przywożą następnego, są mniej i bardziej poważne przypadki, ktoś przychodzi z ulicy z dusznością, kogoś przywozi taksówka, kogoś karetka. Jeden pacjent jest upierdliwy, inny awanturujący się, jeszcze inny pod wpływem używek.
Do tego są czynności rutynowe, wypełnianie tabelek i kart na papierze i w systemie komputerowym, telefony, zamawianie konsultacji, przenoszenie pacjentów. Tempo jest zawrotne.
Każdy lekarz, pielęgniarka, ratownik czy sanitariusz musi znać swoje miejsce, procedury ogólne i szczegółowe, umieć się odnaleźć, a gdy trzeba podjąć samodzielnie decyzję w ramach swoich kompetencji.
Skąd się wzięła nazwa SKRZYNKA PRZYJĘĆ?
Po prostu nie podoba mi się INBOX. Z porównanie ilości i źródeł spadających na mnie codziennie spraw przyszła mi do głowy ta metafora z izbą przyjęć. Rozdzielanie zadań, delegowanie, szybkie działanie, realizowanie spraw, elastyczność i naginanie rzeczywistości – trochę przypominają mi czasem pracę w szpitalu. Nawet w moim teraźniejszym rytmie zgodnym z filozofią powolnościową zdarzają się takie sytuacje chwile, a nawet dni – nie wszystko da się przewidzieć i zaplanować, ale planując rozsądnie zgodnie z regułą 60/40 istnieje duża szansa, że ze wszystkim zdążę, tylko muszę podkręcić od czasu do czasu tempo. Stąd właśnie skrócona nazwa, wymyślona przeze mnie na mój własny użytek – SKRZYNKA PRZYJĘĆ.
Czym jest SKRZYNKA PRZYJĘĆ?
Trafiają tam wszystkie sprawy i zadania, którymi trzeba się zająć, ale nie od razu. Nowe wiadomości emailowe, sprawy wypisane na kartce, o których dostałam informację w trakcie pracy nad czymś innym, nieodebrane połączenia, korytko biurowe z przyniesionymi „w między czasie” dokumentami do przejrzenia, zapisane do przeczytania linki, na które się natknęłam w czasie wykonywania zadań.
A jak wygląda Twoja skrzynka przyjęć? To pewnie maile, powiadomienia, informacje od znajomych, telefony, pisma, polecenia, zadania, sprawy rodzinne. Podstawowym błędem jest ich gromadzenie i odkładanie na później, czyli odwlekanie w czasie decyzji o tym, co z daną sprawą zrobimy. Ilość spraw, która codziennie do Ciebie trafia i którymi musisz się zająć jest na pewno zawrotna – w takim świecie żyjemy. Postaraj się więc wyrobić w sobie nawyk segregowania spraw wpływających od razu, po szybkiej ocenie sytuacji, tak jak lekarz przyjmujący segreguje pacjentów na izbie przyjęć.
Umiejętność podejmowania decyzji w odniesieniu do spraw wpływających jest niezwykle istotnym elementem produktywności i pomaga zwiększać efektywność. Podjęta decyzja to opróżniona skrzynka przyjęć z konkretnej sprawy. Podjęta decyzja to oczyszczony umysł, zdjęty z ramion ciężar, zaplanowane działanie. Obrany kurs, ustawiony ster.
Co możesz zrobić, aby opróżnić SKRZYNKĘ PRZYJĘĆ?
Rób tego w określonym czasie (nie na bieżąco) – skrzynkę przyjęć trzymaj zamkniętą, zaplanuj czas na jej opróżnienie, czyli przegląd i podejmowanie decyzji. Jeśli robisz to raz dziennie zarezerwuj więcej czasu, jeśli częściej – każdorazowo potrzebujesz mniej. Przyjrzyj się każdej sprawie w skrzynce (najlepiej w kolejności przychodzenia), oceń ją, ustal priorytety – określ ważność i pilność każdej sprawy. Następnie podejmij decyzję:
- Zrób od razu (jeśli nie zajmie Ci to więcej niż 2-5 minut zrób od razu, nie magazynuj, nie poddawaj się urokom prokrastynacji)
- Odłóż do rozważenia, zaplanuj czas na podjęcie decyzji (termin)
- Deleguj (o delegowaniu było np. tu)
- Wrzuć do archiwum (czyli odpowiedniej teczki, segregatora, skoroszytu) w przypadku, gdy jest to informacja czy dokument, który może Ci się przydać
- Dopisz do listy zadań – jeśli jest to sprawa, którą się musisz zająć i zgodnie z matrycą Einsenhowera zaplanuj strategicznie jej wykonanie
- Odpuść sobie – są sprawy, które naprawdę nie są warte Twojej uwagi, zachodu, podejmowania działań. Jeśli nie wpływają na wyniki Twojej pracy, nie przybliżają Cię do realizacji celów i nie wynikają z obowiązkowych czynności – spokojnie możesz je odpuścić (być może przyda Ci się umiejętność asertywnej odmowy)
To tylko metafora z tą izbą przyjęć
Czy wiesz o tym, że robienie wszystkiego od razu wprowadza niesamowity chaos w Twoją pracę i osłabia koncentrację, a przez to efektywność? To tak, jakby za każdym razem, gdy ktoś wrzuca przez otwór w drzwiach wejściowych ulotkę, sprawdzać, co to? Przeskakiwanie z zadania na zadanie, od projektu do projektu, jest po prostu bezsensowne z punktu widzenia procesu pracy.
Nie trzymaj skrzynki przyjęć otwartej i dostępnej non-stop. Powiadomienia, migające ikonki na pasku zadań, sygnały nadejścia nowych wiadomości to poważne dystraktory.
Pracując, skupiaj się na wykonaniu zadań, a skrzynkę otwieraj raz na jakiś czas, najlepiej w określonych porach i np. na godzinę, albo na pół. Zaplanuj sobie to w harmonogramie albo uczyń z tego swój rytuał!
Nie magazynuj papierów, maili, nie twórz kupek, katalogów „różne”, „inne różne”, „do zrobienia”, przeglądaj listę zadań i planuj ich wykonanie.
2 myśli na temat “Skrzynka przyjęć”