W zeszłym tygodniu pisałam o złodziejach czasu. W moim przypadku największym złodziejem czasu, poza oczywiście internetem, są, a raczej były, aplikacje do zarządzania czasem.
Z drugiej strony zawsze twierdziłam, i nadal trwam przy swoim zdaniu, że aby efektywnie zarządzać sobą w czasie i organizować swój czas, trzeba najpierw nieco go poświęcić, aby wykreować sobie przyjazną atmosferę, pokochać siebie, nauczyć się odpoczywać, poznać narzędzia i metody oraz oczywiście zarezerwować czas na planowanie i kontrolowanie efektywności. A przede wszystkim na efektywne wykonywanie zadań.
Chciałam jednak dzisiaj podzielić się swoją refleksją o tym, czy aplikacje do zarządzania czasem są rzeczywiście efektywne, biorąc pod uwagę czas, jaki należy poświęcić, aby poznać różne aplikacje i znaleźć najbardziej do nas pasujacą, a potem, aby obsłużyć jedną lub różne aplikacje przy codziennym realizowaniu zadań. Przetestowałam już kilka aplikacji i systemów do organizacji zadań, w tym spotkań, kalendarza, robienia notatek itp. Niewątpliwie zwolennicy tego sposobu ogarniania rzeczywistości na co dzień będą mieli dużo uwag do mojego poglądu na czasowe aplikacje, niemniej ja muszę wyrazić swoje zdanie bo pęknę! Bo aplikacje, chociaż dopracowane i funkcjonalne, w rzeczywistym zarządzaniu czasem są to elementy zbędne i pożerajace czas!!!
Stanowczo zapisywanie zadań, grupowanie, robienie TO-DO_LIST, tworzenie tablic, notatników czy folderów a potem odnajdywanie w nich potrzebnych rzeczy (czyli to wszystko, co standardowo zawierają czasowe aplikacje) stanowczo zajmuje mi zbyt wiele czasu. Niby proste rozwiązanie, synchronizacja pomiędzy urządzeniami właściwie we wszystkich możliwych tego typu aplikacjach, a jednak zabiera zbyt wiele czasu. Może po prostu mam za mało zadań , celów czy spraw na głowie, a może po prostu wkurza mnie to, że żeby zapisać prostą myśl czy dodać coś do listy zadań muszę się naklikać, naszukać i namęczyć. Zabiera mi to tyle czasu, że przeważnie udaje mi sie zapomnieć, po co daną aplikację odpaliłam. Jestem kobietą czynku a nie analizowania i planowania i rozkminiania.
Problemem jest także to, że różni ludzie z którymi pracuję używają różnych aplikacji. Aplikacje są preferowane mniej lub bardziej do wyznaczania terminów, deadline’ów, spotkań, organizowania kalendarza bądź wrzucania materiałów i notatek. Np. pracując z K. korzystamy z Trello. W projekcie X korzystamy z Nozbe, a w projekcie Y z Evernote. Do tego jest jeszcze SNote – które próbowałam poznać jako właścicielka smartfona na S, narzędzia googlowe czy outlookowe. Nie zapominajmy o wewnętrznych systemach do zarządzania projektami, które są obecne w niektórych firmach jako narzędzia dedykowane i szyte na miarę.
Niezależnie jednak od tego, z jakiego narzędzia korzystam, której aplikacji używam – aktualizowanie w niej danych zabiera mi za dużo czasu. Jakiś czas temu doszło do tego, że minimum godzinę w pracy zajmowało mi ogarnięcie na początku i na końcu dnia aplikacji do zarządzania czasem i aktualizacja statusów zadań, wpisywanie kolejnych nowych, które pojawiły w trakcie pracy (bo ulotne myśli, zgodnie z filozofią ZEN zapisuję w notesie gdy się pojawią i nie analizuję ich na bieżąco, by mnie nie rozpraszały) itp. Pracując w interdyscyplinarnych zróżnicowanych zespołach nad kilkoma projektami równocześnie trudno jest narzucać za każdym razem swój ulubiony czy uznany za najbardziej funkcjonalny program / aplikację. Różni ludzie, różne zadania, różne aplikacje.
Poznałam więc kilka z tych aplikacji i narzędzi, generalnie są OK tylko na ich używanie należy poświęcić więcej czasu niż na zanotowanie czegoś w notesie. Te, które najbardziej mi przypadły do gustu są oczywiście płatne. I zabierają miejsce w pamięci operacyjnej (jest to dość irytujace, zwłaszcza, gdy ma się słabszy smartfon).
Na ich porównanie czy podsumowanie funkcjonalności zapewne niedługo się zdecyduję, jeśli uda mi się obiektywnie znaleźć jakieś plusy, poza tymi poniżej.
Zamiast „tradycyjnych” aplikacji do zarządzania czasem, warto zrobić sobie planner zgodny z naszymi potrzebami (albo poszukać w sieci i ściągnąć sobie jakiś przykładowy – na moim pintereście TU jest ponad pól tysiąca inspiracji plennerowych), przygotować sobie listy zadań (zwykłe bądź kontekstowe) w układzie dziennym lub tygodniowym, poświęcić czas na znalezienie idealnego narzędzia.
Oczywiście miłośnikom techniki i wielbicielom technologii oraz aplikacyjnych gadżetów i nowinek życzę również dużo dobrego w zakresie organizacji swojej produktywności.
Ja uzywam już kolejnej aplikacji na telefon i chyba jestem w końcu zadowolona bo nie zżera tak mojego czasu. Jest bardzo prosta i o to głównie chodzi, bo zbyt wiele możliwości niestety tylko komplikuje sprawdę zamiast pomagać. Przynajmniej przy moich skromnych potrzebach. Polecam Todoist. W wersji za darmo dla mnie w zupełności daje radę.
Przetestuję – skoro zabiera mało czasu 🙂