Miej co dzień gotowy PLAN DNIA. Organizacja naszego dnia powinna zakładać, że to my kierujemy swoją pracą a nie odwrotnie. Dlatego też, na każdym etapie dnia, powinniśmy wiedzieć, w którym miejscu jesteśmy, co już zrobiliśmy, a co jeszcze zostało. A do tego potrzebny jest:
PLAN DNIA
Bardzo ważne jest, aby odpowiednio zaplanować swój dzień, mieć plan dnia, rytuały i nawyki, pozwalające na kontrolę efektywności. Możesz np. zaczynać dzień od rytuału przejrzenia planu i listy spraw przy kawie, albo zabierać się od razu na pierwsze duże zadanie, a potem dopiero dokonać przeglądu spraw i ustalić kolejność wykonania następnych zadań. Możesz również w trakcie dnia, np. na zakończenie pracy albo w połowie dnia analizując plan i listę, dokonywać przeglądu , co zostało zrobione, tworząc szkic listy spraw i nowy plan na następny dzień / na popołudnie. Możesz dokonywać kontroli i przeglądu dnia tylko wieczorem. To wszystko zależy od Ciebie – każdy z nas jest inny, inaczej podchodzi do zarządzania swoim czasem i inne ma potrzeby w tym zakresie. Podobnie – nie każdy będzie stosował wszystkie narzędzia i techniki, aplikacje itp. Ilość narzędzi jest wystarczająco duża, aby każdy mógł znaleźć coś dla siebie. Podobnie jest z rytmem dnia, wydajnością i potrzebą dokonywania kontroli i przeglądów postępów.
Większość z tych postów odnosi się do pracy zawodowej ale z powodzeniem można je stosować również pracując w domu, czy zajmując się domem. To tylko kwestia podejścia do tematu.
Poniżej kilka wskazówek, które możesz wykorzystać.
NA DOBRY POCZĄTEK DNIA:
- Rozpoczynaj dzień z pozytywnym nastawieniem. Każdego ranka zadaj sobie pytanie:
- Co mogę zrobić, aby dzisiejszy dzień dał mi jak najwięcej radości?
- W jaki sposób dzisiejszy dzień zbliży mnie do moich celów?
- Co mogę zrobić dzisiaj po pracy dla mojego zdrowia?
- Z kim się dzisiaj spotkam?
- Komu mogę sprawić radość, zaproponować korzyść?
- Jakie problemy i trudności przyjdzie mi dzisiaj rozwiązać?
- Zjedz dobre śniadanie i udaj się bez pośpiechu do pracy
- Rozpoczynaj pracę możliwie o stałej porze
- Sprawdź plan dnia
- Zaczynaj od najważniejszych spraw (jeżeli to możliwe przed lekturą gazety, przejrzeniem poczty czy rozpoczęciem pracy przez współpracowników)
- Skróć do minimum przygotowania do pracy i czas rozpędzania się w miejscu pracy (kawka, pogaduszki, fejsik, blogi znajomych itp.)
W TRAKCIE DNIA:
- Bądź dobrze przygotowany do pracy, zadań, spotkań, telefonów
- Wpływaj na wyznaczanie stałych terminów jeśli nie pasują do Twojego planu
- Unikaj działań o skutkach zwrotnych
- Odmawiaj zajmowania się dodatkowymi pilnymi przypadkami lub nieprzewidzianymi sytuacjami
Sprawdź czy:
- Powstaną straty gdy nie podejmiesz działań lub przesuniesz je na inny termin?
- Twój osobisty udział jest nie do uniknięcia?
- Problem może być rozwiązany przez kogoś innego?
- Unikaj nieplanowanych, spontanicznych działań – chyba, że korzystasz z powodzeniem z reguły 60/40
- Rób przerwy we właściwym czasie
- Sprawy, które nie zajmą Ci wiecej niż przysłowiowe 2 minuty załatwiaj od razu
- Traktuj nowe pomysły jak postity – wpisz na kartkę (a najlepiej w notes) i odsuń od siebie – zajmiesz się nimi w późniejszym czasie
- Koncentruj się maksymalnie długo na jednorodnym zadaniu
- Skupiaj się na jednej rzeczy jednoczesnie – unikaj rozpraszaczy, nie porzucaj jednego zajęcia, aby natychmiast zająć się innym
- Znajdź sobie odpowiedni rytm blokowy (np. 20 min koncentracji na zadaniu i pracy / 5 minut przerwy; 45 minut koncentracji na zadniu i pracy / 10 minut przerwy)
- Pamiętaj, że przerwa może mieć postać nagrody i że przerwa to nie strata czasu
- Stosuj zrównoważone tempo pracy
- Niewielkie zadania o podobnym charakterze załatwiaj seryjnie
- Zakańczaj rozpoczęte prace
- Wykorzystuj nadwyżki czasu
- Stosuj antycykliczny styl pracy (krzywa zakłóceń dnia)
NA KONIEC DNIA:
- Dokańczaj nie załatwione sprawy (drobiazgi)
- Sprawdzaj wyniki i dokonuj samokontroli
- Zaplanuj następny dzień
- Idź z pozytywnym nastawieniem do domu i ciesz się zasłużonym odpoczynkiem
